Что такое матрица Эйзенхауэра? Применение

В нашем быстро меняющемся мире время — это наиболее ценный ресурс. Каждый день мы сталкиваемся с большим количеством обязательств и часто бываем перегружены работой, что приводит к стрессу и снижению качества жизни. 

Матрица Эйзенхауэра — это такой инструмент планирования, с помощью которого вы сможете организовать свои дела, приоритизировать их и управлять собой более эффективно. В этой статье мы рассмотрим суть матрицы Эйзенхауэра, как она работает и как её использовать для эффективного планирования и тайм-менеджмента.

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Матрица Эйзенхауэра — это инструмент, используемый для классификации и приоритизации задач в соответствии с их важностью и срочностью. Её создателем стал немецкий учёный-психолог Дуайт Эйзенхауэр, который позже стал президентом США.

В 1954 году, выступая на Второй ассамблее Всемирного совета церквей, Эйзенхауэр сказал: «У меня есть два вида задач: срочные и важные. Срочные не важны, а важные никогда не бывают срочными». Этот «принцип Эйзенхауэра», как говорят люди, был основой того, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Главный принцип Эйзенхауэра заключался в том, что тайм-менеджмент означает не только эффективность, но и результативность. Другими словами, мы должны тратить свое время на то, что важно, а не только на то, что срочно.

Матрица Эйзенхауэра состоит из четырёх квадратов, представляющих собой сочетание уровня важности и срочности задачи. Каждая проблема распределяется в один из этих квадратов в зависимости от того, как она соотносится с важностью и срочностью.

Этот инструмент планирования поможет вам, если вы:

• Целый день тушите пожары, вместо того чтобы сосредоточиться на делах, которые вы хотите выполнить;
• Заняты, но чувствуете, что ваша работа малоэффективна, а карьера застряла в развитии
• Не продвигаетесь в достижении долгосрочных целей;
• Не умеете говорить «нет», когда вас просят что-то сделать;
• С трудом делегируете задачи.

Как работает матрица?

При использовании матрицы Эйзенхауэра вы можете отсортировать задачи на основе их важности и срочности и затем приступить к ним в соответствии с этими категориями. 

Матрица состоит из 4 квадратов, каждый из которых представляет собой различные категории задач: 

• Важные и срочные — требуют мгновенного внимания и решения.
• Важные, но не срочные — требуют длительного планирования и подготовки.
• Несрочные, но не важные  — могут отвлечь от важного, но не требуют мгновенного внимания.
• Несрочные и неважные — не требуют ни внимания, ни времени.

С первого взгляда срочные и важные задачи кажутся похожими, но взглянув на них с точки зрения принципа Эйзенхауэра разница между ними становится существенной. 

Если какую-то задачу мы определяем как срочную, то:

• Это должно быть сделано сейчас;
• Есть чёткие последствия, если вы не сделаете эту задачу в определённые сроки.

Это задачи, которых вы не можете избежать, и чем дольше вы откладываете их, тем больше стресса вы испытываете.

Примерами срочных задач могут быть:

• Завершение проекта с горящим дедлайном;
• Правки от клиента;
• Прочистка засорившейся раковины в квартире.

Важные задачи могут не требовать немедленного внимания, но они помогают вам достичь долгосрочных целей. То, что эти задачи менее срочные, не означает, что они не имеют значения. Необходимо тщательно спланировать их выполнение, чтобы они принесли плоды в будущем.

Примерами важных задач могут быть:

• Планирование долгосрочного проекта;
• Налаживание профессиональных связей для создания клиентской базы;
• Регулярная влажная уборка дома.

Как только вы научитесь различать срочные и важные задачи, вы сможете распределить свои дела по четырём квадратам матрицы Эйзенхауэра.

Как пользоваться матрицей при планировании дел?

Квадрат 1: Сделать

В этот квадрат добавляйте все срочные и важные задачи. Когда в вашем to-do листе появляется дело, которое необходимо выполнить прямо сейчас, имеет чёткие последствия и влияет на ваши долгосрочные цели, поместите его в эту часть шаблона. Обычно именно эти задачи находятся в центре вашего внимания и, скорее всего, напрягают вас больше всего.

Квадрат 2: Запланировать

Сюда вы поместите все задачи, которые не являются срочными, но по-прежнему важны. Поскольку они влияют на ваши долгосрочные цели, но не требуют немедленного выполнения, вы можете запланировать их на потом.

К этим делам нужно приступать сразу после того, как решите задачи в первом квадрате. 

Стоит использовать разные советы по тайм-менеджменту, чтобы помочь себе в выполнении задач в этом квадрате. Некоторые полезные стратегии — принцип Парето или метод Помодоро.

Квадрат 3: Делегировать

Сюда вы поместите все дела, которые являются срочными, но не важными. Они должны быть сделаны сейчас, но они не влияют на ваши долгосрочные цели.

Поскольку вы не испытываете личной привязанности к этим задачам и они, скорее всего, не требуют от вас особых навыков, вы можете их делегировать другим членам вашей команды. Делегирование — это один из самых эффективных способов управления рабочей нагрузкой и возможность расширить свой набор навыков.

Квадрат 4: Удалить

После того, как вы просмотрели свой to-do лист и добавили задачи в первые три квадранта, вы заметите, что несколько дел остались. Оставшиеся не были срочными или важными.

Эти неважные, несрочные отвлекающие факторы мешают вам достичь своих целей. Поместите эти оставшиеся пункты в вашем списке дел в четвёртый квадрат — квадрат «удалить».

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 1:

• Подготовить корпоративные подарки для сотрудников на предстоящий праздник; 
• Закончить Project Proposal;

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 2:

• Записаться на курсы повышения квалификации;
• Ответить на электронные письма клиентов;
• Составить список курсов и образовательных направлений для личного развития.

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 3:

• Выгрузить новые посты в соцсети;
• Переделать шаблон презентации;
• Ответить на комментарии на странице компании.

Примеры задач, которые вы можете включить в Квадрат 4:

• Написать отзыв по прочитанной книге в личный дневник;
• Найти популярные направления для отпуска через несколько месяцев.

Лучше всего иметь отдельные матрицы для работы, бизнеса и дома, чтобы вы могли приступить к своему списки дел, используя наиболее подходящие техники.

Как расставлять приоритеты?

1. Цветовое кодирование 

Цветовое кодирование задач — это тактика, которая может помочь вам визуализировать дела с высоким приоритетом. Когда вы будете просматривать свой to-do лист, попробуйте выделить четыре цвета по степени приоритетности. Используйте следующий код:

• Зелёный = с наивысшим приоритетом;
• Жёлтый = второй по приоритету;
• Синий = третий по приоритету;
• Красный = не приоритет.

После того, как вы разметили свои задачи по цветам, эти цвета будут переведены в вашу матрицу Эйзенхауэра. 

• Зелёное — «сделать» для первого квадрата;
• Жёлтые — «планировать» для квадрата два; 
• Синие — «делегировать» для квадрата три;
• Красные —  «удалить» для квадрата четыре.

2. Ограничьте количество задач до 10 в каждом квадрате

Даже если у вас много задач в списке дел, постарайтесь ограничить их количество до десяти и выделить самые приоритетные, а оставшиеся — отложить. Это не позволит вашей матрице Эйзенхауэра стать перегруженной.

Вы можете составить несколько матриц, но ограничение to-do листа только необходимыми делами позволит вам начать расстановку приоритетов, не теряя времени.

3. Составьте личные и профессиональные списки дел

Ещё один способ ограничить количество дел — создать отдельные матрицы для личных и профессиональных списков дел.

Ваши рабочие и личные задачи требуют разных сроков, ресурсов и методов, и, скорее всего, они также требуют разных мыслительных процессов. Чтобы эффективно управлять личными и профессиональными целями, вам нужно разделять и властвовать.

4. Исключить, затем расставить приоритеты

Сначала устраните ненужные задачи, чтобы эффективно расставить приоритеты. С помощью этой стратегии вы рассмотрите четвёртый квадрат, а затем перейдёт к остальным.

Просматривая свой список дел, оцените, какие пункты вы записали в него без необходимости.

Чтобы оценить, где вы сейчас находитесь, начните отслеживать своё время. Когда у вас накопится информация за несколько дней, сядьте и разложите задачи по квадратам, задав следующие вопросы:

• Было ли это срочным для меня?
• Было ли это важно для меня?

Помните, что вы определяете эти критерии, основываясь только на своих желаемых результатах, а не на чьих-то ещё.

После того, как ваши дела рассортированы по соответствующим квадрантам, проанализируйте, на что вы тратите свои ресурсы. Довольны ли вы соотношением квадратов?

Если вы тратите много времени на Q1, перенаправьте своё внимание на планирование, чтобы предвидеть и предотвратить проблемы:

• Составьте еженедельный или ежемесячный план с учетом текущих целей и сроков;
• В конце каждой недели проводите еженедельный обзор;
• Подумайте, насколько хорошо сработал ваш план, и скорректируйте его на следующую неделю. 

Если большинство ваших задач Q1 поступает из внешних источников, разработайте стратегию, как лучше их планировать и предвидеть. Возможно, вам нужно разработать более гибкий рабочий процесс с коллегой или компанией, или поговорить с начальником о том, как сбалансировать чрезмерную рабочую нагрузку. Если есть конкретный клиент, который создаёт много задач Q1, возможно, эта работа не стоит стресса.

Если вы тратите своё время на Q3, то вам следует делегировать, ограничить или убрать эти дела из вашего списка:

1. Разработайте стратегию и напишите конкретные шаги по ограничению этих задач. 
2. Можете ли вы делегировать их?
3. Можете ли вы просто сказать «нет»?
4. Можете ли вы объединить эти дела в один день в течение недели? 
5. Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятость»? 
6. Распланируйте свою неделю так, чтобы предпринять эти шаги.

Если вы «застреваете» в четвёртом квадрате, возможно, вы испытываете стресс или избегаете проблемы:

• С помощью учёта рабочего времени определите самые большие потери времени и разработайте стратегию, как их избежать или ограничить. 
• Разработайте план по преодолению завала до того, как вы поддадитесь искушению откладывать работу. 

По мере смещения приоритетов в сторону квадрата 2 продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вам следует работать изо дня в день.

Где собирать матрицу?

Матрицу Эйзенхауэра можно собрать везде, где есть доступ к бумаге и ручке, либо на компьютере с помощью специальных приложений для создания таблиц. 

Некоторые люди используют бумажную версию и размещают на своем столе для постоянного доступа. Другие предпочитают сервисы для электронного планирования, такие как Trello, Todoist или Asana, чтобы создать виртуальную матрицу и иметь к ней доступ с любого устройства.

Главное — выбрать наиболее удобный способ для себя и использовать его регулярно для максимальной эффективности планирования.