Разложим проект по полочкам: как работать в Jira?

Jira: основная терминология

Какие основные термины Jira нужно знать?

Перед изучением этой статьи мы составили небольшой список основных терминов, связанных с Jira:

Эпопея в Jira — это большая проблема, которая включает в себя более мелкие. Эпопеи могут содержать истории, задачи и ошибки.

История пользователя — это короткое требование, написанное с точки зрения конечного пользователя; чтобы оценить, сколько времени займёт история, мы используем точки истории.

Задача — что-то, что делается быстро.

Баг — ошибка в программном обеспечении.

Инициатива — совокупность эпопей, которые движутся к общей цели.

Релиз в Jira  — это определённый момент времени для вашего проекта. Если ваш проект — это приложение, то релиз используется для организации работы над приложением или, например, для планирования развёртывания новой функции приложения. В Jira Software каждый релиз называется версией.

Поле — это атрибут типа проблемы, например, описание или метки, связанные с вашими проблемами. Оно позволяет командам отслеживать данные по отдельности, чтобы потом их было легко искать.

Доска (в Jira Software и Jira Work Management) — это визуальное представление рабочего процесса проекта команды, показывающее проблемы таким образом, чтобы обеспечить гибкость при просмотре, управлении и отчётности по незавершенной работе.

Agile — Jira имеет так много функций, разработанных для гибких команд, таких как Scrum или Kanban. Внедрение Agile в основном означает предоставление ценности для клиентов при работе в небольших командах (в коротких циклах) и избегании силосов сверху вниз.

Компонент Jira — это отличный способ разбить вашу работу на части. По сути, это подраздел проекта Jira, который можно использовать для группировки проблемы на более мелкие части (такие как функциональность, функция или отдел) для получения более точных отчетов. 

Что такое Jira?

Jira — это инструмент, который используется для управления проектами и отслеживания проблем. Основная функция Jira — нахождение ошибок и проблем, связанных с продуктами, программным обеспечением и приложениями. Когда Jira была впервые запущена в 2002 году, она использовалась в основном как платформа поиска проблем для разработчиков программного обеспечения. Со временем она превратилась в мощный инструмент для управления проектами, коммуникации в командах, поддержки клиентов и т. д.

Jira и Agile

Большинство руководителей проектов выбирают методологию управления проектами Agile для руководства рабочим процессом в Jira. Scrum поощряет сотрудничество команды, фокусируясь на одной цели за раз и выполняя её поэтапно.

Разработка проекта разбивается на двухнедельные итерации, или спринты. В начале каждого спринта команда разработчиков проекта или программного обеспечения создаёт бэклог продукта, который содержит нерешённые вопросы, над которыми предстоит работать разработчикам программного обеспечения. Каждый член команды оценивает, какую часть бэклога он сможет выполнить за этот спринт.

Затем начинается спринт, и команда приступает к работе над выбранными задачами. В конце каждого спринта команда определяет, какую работу выполнять дальше, исходя из результатов предыдущего спринта, и процесс управления проектом повторяется.

Программное обеспечение Jira полностью совместимо со многими популярными Agile-методологиями, практикуемыми сегодня: Scrum, Kanban и даже смешанные методологии, такие как Scrumban. Она включает в себя спринты фиксированной продолжительности, роли из Scrum и фокус на ограничениях незавершенного производства (WIP) и времени цикла из Kanban. Kanban — ещё один пример смешанной методологии управления проектами, которая добавляет бэклог к доске Kanban.

Что такое рабочие процессы Jira?

Рабочие процессы Jira необходимы для деятельности по управлению проектами, поскольку они представляют процессы в вашей организации и контролируют правила, используемые для перехода задач проекта между этапами рабочего процесса. В самом базовом варианте шаблон проекта управления проектами предлагает простой рабочий процесс, состоящий всего из трех этапов: «Выполнить», «В работе» и «Готово». Они позволяют начать работу над задачей и выполнить её до конца.

Рабочие процессы в программе полностью настраиваются в соответствии с конкретными требованиями компании. Например, если завершённая задача нуждается в стадии рецензирования, вы можете добавить этот этап. Программное обеспечение Jira поставляется с множеством рабочих процессов по умолчанию, чтобы вы могли начать работу сразу же; ещё больше предварительно созданных рабочих процессов можно загрузить с Atlassian Marketplace.

Задачи в Jira

Компании могут иметь различные типы задач в зависимости от их пригодности/потребностей. Администратор Jira может эффективно настроить это поле.

Каких типов могут быть вопросы и их описание:

• Ошибка. Это любой дефект или отклонение, обнаруженное в приложении.
• Запрос на улучшение. Он также известен как запрос на изменение (CR). Этот тип используется для отображения любого изменения в существующей функциональности или вообще новой функциональности.
• Задание. Это скорее вопрос конфигурации или анализа. Например, установка правильной конфигурации может быть задачей.
• Вопрос. Вопрос может быть простым, как вопрос о том, как использовать ту или иную функциональность в приложении.
• Эпос. Обычно это огромная задача, которая в идеале разбивается на несколько небольших задач. В Agile-среде может потребоваться несколько спринтов для завершения основной эпической проблемы.
• История. Вся история пользователя о функции может быть типом задач.

Что такое эпосы и истории в Jira?

Как и в методологии Agile, «эпосы» и «истории» классифицируют объём работы и являются важной частью управления процессами в Jira. Эпос охватывает большой объём работы, который можно разбить на ряд более мелких задач. Эти более мелкие задачи, называемые пользовательскими историями, являются источником элементов бэклога продукта, часто написанных с точки зрения конечных пользователей.

Какие отчёты есть в Jira?

Отчётность по проекту важна для того, чтобы обеспечить выполнение работ в соответствии с графиком. Jira Work Management предоставляет ряд отчётов, которые показывают статистику по конкретным людям, проектам, версиям или информацию об отслеживании задач. Перечислим некоторые из них:

• Отчёт о среднем времени помогает уточнить актуальность работа над проектом, показывая средние время нерешенных задач для проекта.
• Отчёт «Созданные и решённые задачи» помогает понять, растёт или сокращается общее отставание по проекту, путем сопоставления созданных проблем и решённых проблем за определённый период времени.
• Круговые диаграммы полезны для наглядной разбивки набора проблем. В программном обеспечении круговая диаграмма может показывать задачи для проекта, сгруппированные по определенному полю. Например, можно создать диаграмму, показывающую задачи, сгруппированные по Assignee для определённой версии в проекте.
• Отчёт о недавно созданных задачах поможет определить, успевает ли команда выполнять свою работу. Он показывает количество задач, созданных за определённый период времени для проекта или фильтра, и сколько из них было решено.
• Отчёт о времени решения помогает определить тенденции, показывает продолжительность времени, затраченного на решение ряда задач для проекта.
• Отчёт о рабочей нагрузке пользователя позволяет увидеть количество нерешенных задач и оставшуюся рабочую нагрузку по каждому проекту.

Почему Jira так популярна?

Существует множество причин, по которым Jira популярна и считается одним из лучших инструментов управления проектами на сегодняшний день. Вот обзор особенностей, из-за которых большинство организаций, включая бесчисленные компании из списка Fortune 500, выбирают Jira.

1. Jira создана для Agile-команд

Jira основана на Agile-управлении проектами, что позволяет таким компаниям, как Microsoft и Google, обновлять свои продукты очень часто, а не годами. Вы можете использовать Jira для Scrum, Kanban или чего-то гибридного, например Scrumban. Каждый раз, когда вы начинаете проект, вам будет предложено выбрать между Kanban и Scrum; затем Jira создает доску для вашего проекта.

2. Jira хороша для отслеживания проектов

Jira известна как программа для отслеживания проблем, которая может отслеживать проекты на любой стадии. Она позволяет отслеживать все действия, включая проблемы и их обновления, назначенных людей, комментарии команды и так далее, что обеспечивает большую видимость и сотрудничество между командами и отделами.

• JQL: Настроенный язык запросов Jira позволяет фильтровать проблемы на основе критериев.
• Боковая панель Jira: обеспечивает мгновенный доступ к планированию, выпуску, отслеживанию и отчётности.
• Гибкое планирование: позволяет создавать задачи и истории с любого экрана.
• Перетаскивание: позволяет легко создавать спринты и эпопеи в бэклоге.

3. Вы можете отслеживать время в Jira с помощью цветов

Jira использует 3 цвета (синий, оранжевый и зеленый) для отслеживания количества времени, потраченного на ту или иную проблему; вы получаете доступ к этой информации в разделе отслеживания времени.

• Синий цвет показывает время, необходимое для завершения задания;
• Оранжевый цвет обозначает количество времени, оставшегося на решение проблемы;
• Зеленый цвет обозначает фактическое время, затраченное на решение проблемы.

4. Jira предлагает множество вариантов поиска

С помощью Jira вы можете легко найти то, что ищете; например, вы можете сохранить опредёленные фильтры, чтобы использовать их снова. Некоторые из функций поиска, которые вы найдёте в Jira: простой поиск, быстрый поиск, экспорт поиска, настраиваемые результаты поиска, расширенный поиск, история состояния поиска и уточнение поиска.

5. Отчеты в Jira великолепны

В Jira доступно множество отчётов, позволяющих получить статистику по проекту на протяжении всего жизненного цикла; отчёт круговой диаграммы, отчёт о загруженности пользователей, отчёт кумулятивной диаграммы, отчёт о спринтах, отчёт об итогах — всё это примеры отчётов, которые можно создать в Jira.

6. Jira отлично сочетается с дополнениями Jira

Вы можете легко расширить возможности Jira и настроить её так, чтобы она функционировала в соответствии с вашими специфическими задачами. 1 000+ дополнений и плагинов для Jira, доступных в Atlassian Marketplace, дают возможность контролировать всё, что касается вашего проекта или продукта.

7. Jira хорошо интегрируется с другими продуктами

Jira интегрируется с GitHub, Slack, Trello, Salesforce Sales Cloud, Balsamiq, Zendesk, Tempo, Atlassian Confluence, Gliffy, Bitbucket и другими.

8. Jira хорошо работает с мобильными приложениями

Jira поставляется с собственными мобильными приложениями, совместимыми с устройствами Android и iOS, что означает, что пользователи могут оставаться на связи независимо от того, где они находятся. Конечно, она поддерживает и настольные компьютеры.

9. Безопасность Jira обеспечивает чистоту работы

Уровни безопасности можно назначать различным членам команды, чтобы только им разрешалось работать над опредёленными задачами, например, отслеживать ошибки. Кроме того, схемы разрешений позволяют создать набор разрешений для любого проекта; например, компоненты обычно устанавливаются таким образом, что только администраторы проекта могут их изменять.

10. Дорожные карты для Jira упрощают работу

Дорожные карты для Jira позволяют вам создавать, обрабатывать и визуализировать эпопеи простым и удобным способом. Вы можете видеть стадии ваших проблем, то, чего не хватает, и когда планируется исправление некоторых ошибок. Дорожные карты отлично подходят для планирования историй в разных спринтах, а если вы ищете межпроектные дорожные карты, обратите внимание на это.

11. Вы можете сэкономить время с помощью шаблонов Jira

Вы можете легко создавать проблемы, используя предопределенные шаблоны для процессов и задач, если вы работаете с проектами, управляемыми командой. Кроме того, вы можете настроить свой собственный выпуск Jira и сохранить его в качестве шаблона, чтобы использовать снова и снова. Это экономит много времени и позволяет автоматически заполнять поля (в противном случае это утомительный процесс).

12. Приборная панель Jira является настраиваемой

Вы можете настроить приборную панель Jira в зависимости от того, какой вид и какие элементы вы хотели бы на ней отобразить. На приборной панели обычно отображаются приложения и элементы, которые могут дать вам доступ к информации, необходимой для поддержки членов вашей команды в отслеживании хода проекта.

13. Jira отлично подходит для управления портфолио

Portfolio for Jira — это продукт, который функционирует поверх программного обеспечения Jira. Он позволяет увидеть все проекты (включая задачи, спринты и так далее) с высоты птичьего полета, распределить работу по темам и инициативам (в иерархии) и планировать работу в зависимости от возможностей команды. Это нужно для высокоуровневого планирования возможностей и составления графиков.

Использование Jira для управления проектами

Jira предлагает полный набор инструментов управления проектами с функциями, доступными для каждого этапа проекта, от его создания до выполнения и завершения.

Среди систем управления проектами наибольшее преимущество программного обеспечения Jira заключается в поддержке Scrum. Если ваша Agile-команда использует подход Scrum, это программное обеспечение, вероятно, будет вашим лучшим выбором.

Обширный набор функций Jira и возможность расширения этих возможностей через рынок делают её комплексным программным решением для управления проектами, особенно при разработке программного обеспечения. Тарифы на программное обеспечение Jira начинаются с бесплатных для команд до 10 человек. В дальнейшем они устанавливаются на каждого пользователя в зависимости от желаемых функций программного обеспечения.

Jira предлагается в четырёх тарифах:

• Jira Software включает базовое программное обеспечение с функциями гибкого управления проектами (ранее Jira Agile) для проектов программного обеспечения.
• Jira Service Management используется ИТ-операторами или службами обслуживания бизнеса для проектов по обслуживанию.
• Jira Work Management (ранее Jira Core) предназначена для общего управления проектами, т.е. бизнес-проектами для HR, юридических и других бизнес-команд.
• Jira Align предназначена для стратегического управления продуктами и портфелями.

Основы Jira: понимание иерархии

Когда вы входите в Jira, первое, с чем вы сталкиваетесь, — это проект. Вы должны создать его, выбрав тип — классический или next-gen.

После создания все ваши проекты находятся на вкладке «Моя работа». Вы можете найти её в верхней панели. Она также содержит такие разделы:

1. Моя работа, включая все ваши активные проекты.
2. Проекты, которые вы можете просматривать или создавать.
3. Фильтры для удобной сортировки данных.
4. Панели, которые вы можете настроить для быстрого просмотра статистики по проектам.
5. Люди, где вы можете увидеть свою команду.
6. Приложения, которые вы можете интегрировать в Jira для получения дополнительных возможностей.
7. Кнопка «Создать» для создания задач.

После создания и ввода своего первого проекта вы увидите на боковой панели основные функции проекта. Там вы найдете:

• Доступ к статистике и сводке проекта;
• Возможности просматривать рабочие доски, на которых отображаются рабочие процессы проекта;
• Отчеты, компоненты и другие важные функции.

Эти функции помогают вам управлять проектами и оценивать результаты. Давайте разберём их ниже.

Что такое проект в Jira

Проект Jira — это набор вопросов (задач). Ваша команда может использовать проект Jira для координации разработки продукта, отслеживания проекта, управления службой поддержки в зависимости от ваших требований. Проект Jira также можно конфигурировать и настраивать в соответствии с потребностями вашей команды.

Шаблоны проектов Jira

В Jira шаблоны проектов позволяют быстро создавать проекты Jira с заранее определённым набором параметров и свойств конфигурации проекта. Jira поставляется с несколькими встроенными шаблонами проектов, но вы можете создать свои собственные.

Доска Jira

Доска — это представление проекта, который может включать один или несколько проектов, в зависимости от конфигурации фильтра доски, включая опции Kanban board и Scrum board.

Конфигурация проекта определяет, какие типы вопросов, экраны и поля, уведомления и так далее будут включены. Конфигурация доски определяет способ управления проектами, например, Scrum.

Рабочий процесс Jira

Помните те проекты Jira, о которых мы только что говорили? Так вот, они содержат задачи, над которыми может работать ваша команда, и проходят через этапы работы. Путь, который проходят ваши задачи, называется рабочим процессом. Каждый рабочий процесс Jira состоит из набора статусов и переходов, через которые проходит ваша задача в течение своего жизненного цикла, и обычно представляет рабочие процессы в вашей организации.

Советы по началу работы в Jira

После того, как вы зарегистрировались в Jira и вошли в систему, приведенные ниже советы и рекомендации помогут вам войти в курс дела! Перечислим вещи, которые обязательно нужно иметь в виду перед началом работы:

• У вас должен быть процесс, Jira не будет придумывать его за вас.

Все рабочие процессы в Jira настраиваемые. Вы можете настраивать их для задач, подзадач и проектов. Такой подход позволяет создавать задачи или проекты с определенными характеристиками и отслеживать их ход. Также вы можете создавать свои собственные рабочие процессы или использовать приложения для их настройки из Atlassian Marketplace.

• Дайте права администратора только нужным людям

Вы можете установить правила для разных членов команды по комментированию, назначению задач, редактированию и изменению задач, просмотру проектов и многому другому. Эта функция особенно важна, когда вы не хотите показывать конфиденциальную информацию.

• Сведите к минимуму количество обязательных полей для создания задачи

Наш мозг хитер. Он всегда ищет способы срезать углы. Поэтому, если вы изначально установите длинный список обязательных полей для заполнения, чтобы создать одну задачу, члены команды пропустят эту процедуру, чтобы работа шла быстрее.

Чтобы избежать этой задачи, задайте наиболее важные поля для создания задачи. А дополнительные требования добавляйте позже и только в случае крайней необходимости. Так вы будете уверены, что результат будет качественным.

• Изучите JQL для быстрой фильтрации и ускорения рабочих процессов

Jira Query Language (JQL) — это эффективный помощник для быстрой фильтрации. Инженеры используют JQL для расширенного поиска в Jira, чтобы просматривать нужную информацию, отсортированную по датам, статусам, назначенным лицам, версиям, задачам и т.д.

JQL похож на язык SQL, и если вы знаете последний, то для вас не составит труда изучить первый. JQL сокращает количество кликов и экономит время при поиске данных в Jira. 

• Создание одной доски для нескольких проектов

Вы можете настроить одну доску для просмотра информации из разных проектов. Для этого необходимо использовать фильтры, чтобы собрать на доске все задачи проекта. После этого вы можете использовать фильтры плавающей панели для упорядочивания данных.

Этот лайфхак поможет вам собрать необходимую информацию для руководителей проектов и заинтересованных сторон.

• Учитесь у сообщества Jira

Иногда лучший способ решить проблему — спросить у коллег. Сообщество Atlassian Community — это объединение пользователей Jira, которые ежедневно сталкиваются с задачами Jira и обсуждают их на форумах Atlassian.

Jira: что почитать?

1. Официальный гайд по Jira от Atlassian (есть версия и на русском, и на английском).
2. Блог проекта, который создает плагины для Jira (статьи на английском языке)