Метод Канбан: суть, преимущества, способы внедрения

Чем больше людей узнают о Канбан, тем больше возникает вопросов об этой системе возникает:  

• Что вообще такое Канбан? 
• Каковы принципы и как внедрять Канбан? 
• Каковы преимущества от внедрения Канбан? 

Сейчас вместе разберем самые важные и волнующие вещи.

Метод Канбан: история зарождения

Японское слово «канбан», означающее «визуальная доска» или «знак», используется в качетсве определения процесса с 1950-х годов. Впервые оно прозвучало в стенах компании Toyota в качестве системы планирования для производства «точно в срок».  Это означает, что производство основано на потребительском спросе, а не на стандартной практике производства товаров и поставки без учёта трендов рынка. Уникальная производственная система Toyota заложила основу бережливого производства, или Lean. Основная цель Lean — минимизация отходов без ущерба для производительности и создание большей ценности для клиента без увеличения затрат.

Канбан в современном значении

Благодаря повышенному вниманию к эффективности Канбан вышел за пределы автопрома и нашел применение в других коммерческих секторах: IT, разработка ПО, НИОКР и другие.

То, что мы сегодня называем Канбан, появилось в начале 2007 года. Это результат многолетних испытаний, опыта и совместных усилий ведущих деятелей Lean и Agile сообщества, таких как Дэвид Андерсон, Дэн Ваканти, Даррен Дэвис, Кори Ладас, Доминика ДеГрандис, Рик Гарбер.

Построение системы Канбан начинается с создания самой простой доски с тремя основными колонками — «Сделать», «В работе» и «Выполнено». При правильном построении, управлении и функционировании она служит хранилищем информации в режиме реального времени, выявляя  слабые места в системе и всё, что может помешать работе.

Основные принципы Канбан

Один из основателей метода, Дэвид Андерсон, сформулировал метод Канбан как подход к постепенному, эволюционному изменению процессов и систем для организаций, работающих со знаниями. Его основы можно разделить на два типа принципов и шесть практик.

Рассмотрим основные принципы Канбан. 

Принципы управления изменениями

Встраивание в уже установленные процессы, не нарушая их, стремление к эволюционным изменениям и постоянному совершенствованию.

Принцип 1: Начните с того, что вы делаете сейчас

Канбан предлагает гибкость, позволяющую использовать метод поверх существующих рабочих систем и процессов. Метод Канбан признает, что существующие процессы, роли, обязанности и названия имеют ценность и заслуживают сохранения. Естественно, он выявит проблемы, требующие решения, и поможет оценить и спланировать изменения таким образом, чтобы их внедрение было как можно менее разрушительным.

Принцип 2: Согласитесь на проведение эволюционных, а не революционных изменений

Канбан разработан таким образом, чтобы встретить минимальное сопротивление. Он поощряет постоянные небольшие изменения текущего процесса путем внедрения форм сотрудничества и обратной связи. Радикальные изменения в целом не свойственны этому подходу, так как они часто встречают сопротивление из-за страха или неопределенности.

Принцип 3: Поощряйте проявления лидерства на всех уровнях

Лидерство на всех уровнях возникает из повседневных инсайтов и действий людей, направленных на улучшение их методов работы. Каким бы незначительным  это ни казалось, каждое совместное наблюдение способствует формированию мышления непрерывного совершенствования для достижения оптимальной производительности на уровне команды/отдела/компании. Это не может быть деятельностью на уровне руководства.

Принципы предоставления услуг

Канбан направлен на развитие подхода, ориентированного на предоставление услуг. Он требует глубокого понимания потребностей клиента, создания сети услуг, где люди самоорганизуются вокруг работы, и обеспечения постоянного развития системы.

Принцип 1: Фокус на потребностях и ожиданиях клиента

Обеспечение ценности для клиента должно быть в центре внимания каждой организации. Понимание потребностей и ожиданий ваших клиентов заставляет обратить внимание на качество предоставляемых услуг и создаваемую ценность.

Принцип 2: Управление работой

Управление работой в вашей сети услуг гарантирует, что вы расширяете возможности людей по самоорганизации вокруг работы. Это позволяет сосредоточиться на желаемых результатах без «шума», создаваемого микроменеджментом людьми

Принцип 3: Регулярный пересмотр

С помощью регулярного анализа сети услуг и оценки применяемых рабочих политик Канбан стимулирует улучшение результатов.

Почему именно Канбан?

• Канбан легко внедрить

«Сила Канбан в том, что он не начинается с вызывающих тревогу потрясений», — пишет блогер Дэвид Петерсон. «Он начинается просто с составления схемы существующего процесса в его нынешнем виде». Это позволяет командам легко приступить к внедрению Канбан. Что особенно важно, это также уменьшает страх перед изменениями.

• Канбан закладывает фундамент доверия, который позволяет осуществлять постоянные, постепенные улучшения.

Канбан использует простые методы для продвижения стабильного улучшения процессов. Как говорит Андерсон: «Канбан позволит выявить возможности для улучшения, которые не требуют сложных изменений в процессах».

• Канбан гибок и адаптивен

Метод адаптируется к различным практикам, структурам команд и целям. Поскольку Канбан опирается на простые изменения для обеспечения устойчивого улучшения, эти методы могут быть приняты практически в любой рабочей среде без особых сбоев. Команды или отдельные люди могут использовать Канбан совершенно по-разному и при этом получать те же преимущества в виде более коротких производственных циклов и улучшения результатов.

• Канбан создает последовательный, надежный темп производства

Позволяя командам отслеживать, понимать и постепенно совершенствовать свои рабочие процессы, Канбан помогает установить регулярный ритм производства. Регулярные, высококачественные релизы повышают удовлетворенность клиентов и укрепляют доверие с другими отделами и заинтересованными сторонами. Устойчивый темп работы также важен для общего благосостояния команды — он не позволяет людям овертаймить, чтобы успеть к дедлайну ценой своего ментального и физического здоровья.

Распространенные заблуждения о Канбан

• Канбан не является методологией жизненного цикла разработки программного обеспечения.

Канбан требует, чтобы какой-то процесс уже был на месте, чтобы его можно было применять для постепенного изменения основного процесса. Команды используют этот метод в тандеме со своими существующими подходами к управлению проектами, чтобы доработать и оптимизировать их.

• Канбан — это не просто система визуального контроля

Видеть работу в прогрессе  — лишь один аспект Канбан. Доска — это инструмент, который позволяет командам внедрить систему и стремиться к постоянному совершенствованию. Эти методы приводят к повышению качества продукции.

• Канбан предназначен не только для корпоративного программного обеспечения или IT

Канбан легко приспособить к различным проектам, рабочим процессам и структурам команд. Фактически, метод настолько проста в освоении, что некоторые семьи используют его, чтобы помочь детям управлять домашними делами. Любой человек, индивидуально или в команде, может извлечь пользу из Канбан и настроить свою доску в соответствии со своими потребностями.

Как внедрить метод Канбан?

Мы убедились, что канбан — гибкая модель, поскольку она удобно приспосабливается к потребностям команды. Давайте рассмотрим, как начать внедрять этот метод в команде. 

Шаг 1: Определите процесс.

Первым шагом станет создание визуального представления процессов 

Вы можете сделать это, создав карточки, которые представляют задачи. Например, мы можем создать по одной карточке на каждую задачу в нашем списке, а затем разместить их на доске в соответствии с их статусом или приоритетом. 

Вы можете задавать вопросы, например, как планировать задачи, кто их назначает и каков их приоритет, как распределить их между членами команды в зависимости от навыков или загруженности.

Нам не нужно исправлять процесс, напротив, сохранять его подвижность.

Внедрить изменения в Канбан можно начинать после оценки качества рабочего процесса: 

• Хороший рабочий процесс: все работают в одном темпе. Работа идет непрерывно и без задержек. 
• Плохой рабочий процесс: один человек или группа выполняют всю работу, а другие ждут новых задач. Много остановок и резких стартов.

Шаг 2: Измерьте работу, которая находиться в процессе выполнения (Work in progress).

WIP — это измерение количества задач, над которыми работает команда в каждый конкретный момент времени. Посчитайте, сколько времени сотрудник тратит на выполнение задачи, и сколько времени требуется для завершения работы.

Убедиться в том, что этап WIP ограничен, необходимо для избежания многозадачности и лучшей концентрации внимания. Необходимо установить лимиты на задачи и количество людей, работающих над заданием в каждый момент времени.

Шаг 3: Оценка и обновление.

Пооследний шаг включает в себя приветствие изменений и постоянное развитие. Внесение изменений в Канбан жизненно необходимо, поскольку задачи и приоритеты меняются по мере изменения рабочего процесса.

Обязательно проанализируйте свои приоритеты с помощью следующих вопросов:

• Какова ваша цель в ближайшее время?
• Как вы узнаете, хорошо ли вы выполнили работу?
• Как это повлияет на других членов команды и организации?

Также важно всегда иметь дополнительные задачи на тот случай, если приоритеты изменятся, то есть иметь представление о том, что нужно сделать в первую очередь, а над чем следует поработать в основном.

Обязательно оцените работу команды, чтобы получить практические выводы. Можно задать следующий вопросы:

• Как команда относится к своей работе? 
• Как обстоят дела с соблюдением сроков выполнения задач и проектов? 
• Как команда чувствует себя в конце рабочего дня?

Scrum vs Kanban: в чём разница? 

Самое главное различие заключается в том, что Kanban является методом, а Scrum — структурой. Канбан строит модель непрерывной работы, а Scrum организует деятельность в спринтах. Применение того или иного метода зависит от характера вашего процесса, однако можно сказать, что Канбан предлагает более индивидуальный подход, в то время как Scrum опирается на заранее установленные правила.

Ещё некоторые различия между Канбан и Scrum можно узнать здесь:

Приложения и программы для внедрения Канбан

В теперь перечислим некоторые инструменты, которые помогут эффективно внедрить Канбан в команду и жизнь:

1. JIRA
2. Trello
3. Hygger
4. MeisterTask
5. Favro
6. Asana
7. Kanbanchi
8. Paymo
9. Blossom
10. ProofHub
11. Taiga
12. Leankit
13. ZenHub