Как достигать целей и всё успевать? Топ-6 инструментов и методов планирования

Для достижения поставленных целей компании важно правильно планировать время и распределять объём работ. В этом им могут помочь специальные инструменты управления проектами. Tutortop выбрал и сравнил некоторые из них. Бонус — подборка эффективных методов тайм-менеджмента.

Научиться эффективно распределять время и прокачать другие soft skills можно на онлайн-курсах: «Тайм-менеджмент» от Нетологии и «Soft skills для руководителя» от Eduson Academy.

Инструменты планирования

Trello 

Программа позволяет создать виртуальную доску с карточками-задачами, добавлять на неё коллег, ставить метки, дедлайны и прикреплять файлы. 

Преимущества:

• можно совмещать личные и рабочие задачи в одном профиле;
• можно интегрировать дополнительные инструменты (Slack, Dropbox, Google Drive);
• подойдёт для планирования личных задач, управления продуктом и командой.

Недостатки:

• нет тайм-трекинга, нельзя следить за потраченным на задачу временем;
• программа не составляет отчёт по проделанной работе;
• рассчитана на работу в небольших командах, не подойдёт для крупных компаний.

Asana

Инструмент управления проектами с широким функционалом: есть доски с задачами, режим тайм-лайна, портфель задач с их статусами, метрики и цели.

Преимущества:

• можно редактировать проекты, секции, задачи и подзадачи;
• любую задачу можно добавить одновременно в несколько проектов;
• есть удобный календарь, который синхронизируется с задачами;
• есть возможность обмениваться сообщениями с пользователями.

Недостатки:

• пользователи жалуются, что программу трудно усвоить из-за нагромождения функций;
• в приложении Android нет русского языка.

Todoist

Сервис позволяет записывать и систематизировать задачи, ставить дедлайны, напоминания, отслеживать свой прогресс с помощью трекинга продуктивности и вести совместные проекты.

Преимущества:

• программа поддерживает голосовые напоминания;
• можно вывести отчёты по задачам;
• можно создать иерархию задач. 

Недостатки:

• нет статусов задач;
• нет встроенного календаря.

Рейтинг систем управления проектами

Если хотите научиться управлять временем и повысить свою продуктивность, вам помогут онлайн-курсы по личному тайм-менеджменту. В онлайн-школе Бруноям вас научат, как правильно планировать свой день, чтобы успевать делать больше и при этом не уставать.

Методы тайм-менеджмента

Матрица Эйзенхауэра

В матрице Эйзенхауэра есть два основных критерия: важность и срочность. Чтобы планировать время по этой методике, нужно задать себе вопросы: насколько задача важная и насколько срочная.

Важные и срочные задачи — те, у которых чёткие дедлайны. Их невыполнение приводит к негативным последствиям.

Важные и несрочные задачи — те, у которых нет дедлайнов, но они все равно нужны для личного роста или роста компании.

Неважные и срочные задачи — те, которые не требуют специфических навыков.

Неважные и несрочные задачи — те, выполнение которых не поможет достигнуть цели.

Так выглядит матрица Эйзенхауэра:

Декомпозиция целей

Суть метода в том, чтобы делить глобальную задачу на несколько подзадач. Таким образом станет ясно, с чего начинать работу и как достичь цели.

Представим, что ваша глобальная цель — изменить жизнь. Уточним её: вас не устраивает своя работа, и вы ищете онлайн-курсы, которые помогут вам перейти в другую профессию. Теперь мы можем разделить эту задачу на подзадачи, постепенное выполнение которых приведёт к цели:

• открыть маркетплейс онлайн-курсов tutortop;
• определиться с направлением обучения;
• выбрать курс;
• получить базовые знания;
• устроиться на новую работу.

В бизнесе декомпозиция тоже работает. Когда глобальные цели project-менеджера или руководителя компании достигаются через более простые задачи вроде смены tone of voice, создания блога или расширения линейки товаров.

На онлайн-курсе «Цели: как ставить и достигать» вас научат чётко формулировать свои цели и эффективно достигать их, используя проверенные методы и инструменты.

Метод Парето

Принцип метода в том, что 20% усилий дают 80% всех результатов, и наоборот. Концентрируйте внимание на тех делах, которые входят в эти 20%, и записывайте их в важные. 

К примеру, вы — фрилансер, у которого есть много заказчиков. Определите тех, кто платит лучше и стабильнее, и сначала выполняйте работу для них. Это и будут ваши 20% труда, и они принесут вам 80% дохода.