Дата обновления: 19 Февраля 2024
30.06.2023
4214
11 мин
author-avatar
Валентина Тарасенко

Как сделать выпадающий список в Excel?

Microsoft Excel — один из популярных и мощных программных инструментов для таблиц и данных. Он предоставляет множество функций, которые помогают упорядочивать и анализировать информацию. Первая из самых популярных и полезных функций у пользователей — создание выпадающих списков, которые упрощают заполнение ячеек определенными значениями и сокращают время, затраченное на ввод данных. В этой статье расскажем, как создать выпадающий список и где прокачать свои навыки в Microsoft Excel. 

Как сделать раскрывающийся список в Excel: простой способ?

Динамический раскрывающийся список открывает больше возможностей для логистки, систематизации и порядка данных. Список — виджет, состоящий из ячейки для ввода данных и инструментов иерархического порядка. Выпадающий список можно именовать под его функции, использовать формулы, чтобы упростить работу, использовать поиск, чтобы быстро найти нужное имя или ссылку или видео. 

раскрывающийся список в Excel

По сути это умная система аналитики большого количества информации, этакая первая помощь для переключения между источниками и данными. С помощью него вы сами задаёте диапазон таблицы, её значения, количество строк и элементов для создания таблицы под ваши потребности. Вот несколько шагов, которые помогут вам настроить выпадающий список в Excel:

1. Откройте документ Excel и выберите ячейку или столбец, в которую вы хотите добавить выпадающий список.

2. Перейдите на вкладку «Данные» в верхней панели управления.

3. В разделе «Инструменты данных» нажмите на поле «Проверка данных».

4. Появится окно «Проверка данных». Вкладка «Установка» будет отображаться по умолчанию. В разделе «Допустимые значения» нажмите на поле «Список». Проверка данных поможет вам не ошибиться, в настойках и не сделать, например, в ячейке с цифрами считывания исключительно текста и т.д.

5. В поле «Источник» введите список значений через запятую или используйте диапазон ячеек, содержащих значения для списка. Например, если вам нужно создать выпадающий список, состоящий из элементов с названием «Яблоко», «Груша», «Киви», введите названия так: «Яблоко, Груша, Киви». Именовать их нужно в окне через запятую.

6. Убедитесь, что в ячейке, столбце или поле включена опция «Отображать уведомление при некорректном введении данных. Это нужно для того, чтобы предупредить пользователя о вводе некорректных данных.

7. Нажмите «ОК». Теперь выбранная вами ячейка будет содержать выпадающий список с заданными значениями для вашей таблицы.

8. Чтобы добавить выпадающий список в другие ячейки, скопируйте первоначально настроенный список и вставьте его в нужные диапазоны ячейки, ваш выпадающий список готов. Также важна проверка всех данных перед последним шагом. Это нужно чтобы убедиться в корректности ввода данных.

Динамический выпадающий список можно просто настроить на несколько ячеек или даже на весь столбец. При этом, если перечень значений изменяется, а данные в ячейках уже введены, диапазон значения в ячейках будет автоматически обновлён. Используйте возможности создания выпадающего списка для бизнеса, логистики и личных целей, для упорядочения ссылок и чтобы упростить поиск из разных источников. 

Используйте меню, чтобы узнать обо всех функциях и вариантах взаимодействия с программой. Выпадающий список можно использовать для хранения ссылок на файлы через двссыл, быстро переключаться между книгами, быстро выполнять разные варианты задач, например расчёты, и выдавать идеальный результат в лучшем виде.

Вы можете указать и упорядочить данные записной книжки с помощью списка, сделать список товаров и услуг, список с ценообразованием на ту или иную категорию продуктов, выпадающий список может помочь указать и сделать грамотную иерархию всех единиц и элементов, которые вы хотите систематизировать в одной таблице. Выпадающий список соберёт нужные данные из разных источников, в нём удобно искать, собирать ссылки на новую и выбирать нужную информацию, а также многое другое. Используйте Эксель в качестве личного помощника. Давайте рассмотрим, как научиться пользоваться поиском, двсылл и сводными таблицами быстро.

Чтобы быстрее разобраться в такой полезной программе, предлагаем вам ознакомиться с нашим топом курсов по работе с Excel:

  • Курс Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта от Eduson Academy навсегда закрепит полезные навыки, научит работать с любым типом информации, научит делать списки и таблицы любой сложности и поможет сделать из хаотичных данных идеальную систему. 
  • Excel для бухгалтера. Уровень PRO от Высшей школы Главбух — максимум практики и пользы без воды. Вы не только научитесь работать в программе, но и прокачаете навыки тайм-менеджмента. 
  • Power BI & Excel PRO от Нетологии поможет вам создавать списки, дашборды, на курсе вы изучите расширенные возможности инструментов Power Query, Power Pivot, DAX&M. 
  • На курсе Excel на стероидах: DAX и Power Query от Института Бизнес Аналитики вы станете профи в Excel, повысите эффективность своего труда.

Горячие клавиши в Excel: ускорение работы и повышение производительности

Чтобы максимально эффективно использовать возможности Excel для создания таблицы, полезно знать и использовать горячие клавиши. Горячие клавиши — комбинации клавиш на клавиатуре, которые позволяют выполнять ключевые действия, такие как скопировать, выделить, вырезать, задать диапазон, сделать список упорядоченным и другую работу с элементами и любым типом информации, без необходимости использования мыши.

Ниже прилагаем некоторые из самых полезных горячих клавиш в Excel:

Ctrl + N: создать новую пустую книгу (лист) Excel.

Ctrl + O: открыть существующую книгу (лист) Excel.

Ctrl + S: сохранить текущую книгу (лист) Excel.

Ctrl + P: печать текущей книги (листа) Excel.

Ctrl + C: скопировать выбранные ячейки, объекты или поле.

Ctrl + X: вырезать выбранные ячейки, объекты или поле.

Ctrl + V: вставить скопированные или вырезанные ячейки/объекты/поле.

Ctrl + Z: отменить последнее действие.

Ctrl + Y: вернуть последнее отмененное действие.

Ctrl + F: найти текст или значение в книге Excel.

Ctrl + H: заменить текст или значение в книге Excel.

Ctrl + B: полужирный шрифт.

Ctrl + I: курсивный шрифт.

Ctrl + U: подчеркнутый шрифт.

Ctrl + кнопка F1: свернуть или развернуть панель инструментов ленты команд Excel.

Ctrl+SHIFT+ кнопка Пробел: выделить столбец до конца листа. 

Об отличиях таблиц в Excel и Google читайте в нашей статье.

Преимущества Excel и его недостатки

Казалось бы, у такой программы, как Эксель, не может быть недостатков, ведь её используют в каждом офисе, на производствах и для личного менеджмента, у неё широкий диапазон использования. Выпадающий список — пример того, как можно использовать программу. Вариантов же масса, как и примеров его внедрения не только для офиса, а и для личной жизни. Главное условие  — правильно настроить список.

Действительно, Эксель считается самым полным и простым инструментом контроля и систематизации данных и элементов, но и у него есть ряд минусов, которые отмечают пользователи.

Преимущества Excel

1. Универсальность. Excel — инструмент, который может быть использован во многих областях, от бухгалтерии и финансов до научных исследований и управления проектами.

2. Легкость использования. Excel имеет интуитивно понятный и простой интерфейс для создания таблиц, что делает его доступным даже для новичков.

3. Мощные аналитические возможности. Эксель предоставляет самые разные функции и формулы для анализа данных любого диапазона, выполнения математических операций, создания графиков и диаграмм.

4. Гибкость и адаптивность. В Excel можно создавать собственные шаблоны, форматировать таблицы, настраивать столбцы и строки, создавать сценарии и многое другое.

5. Легкая интеграция с другими приложениями. Excel может интегрироваться с другими программами Microsoft Office, такими как Word и PowerPoint, а также с другими продуктами. Это позволяет пользователям обмениваться данными и использовать их в различных контекстах.

раскрывающийся список в Excel

Недостатки Excel

1. Ограничения по объему данных. В Excel есть ограничение на количество строк и столбцов, которые можно использовать в одной таблице. Это может быть проблемой при работе с большими объемами данных, которые не могут поместиться в стандартные размеры таблицы. Заранее спланируйте количество нужных строк, чтобы разбить таблицу на несколько вкладок. Сделать новую вкладку —  способ, который решает этот недостаток. 

2. Сложность анализа большого набора данных. При работе с большими объёмами данных, Excel может стать медленным и неэффективным. Расчёты и обработка диапазона таких данных в таблице могут занимать много времени и ресурсов.

3. Ограниченная защита данных. Excel не обладает таким уровнем защиты данных, как специализированные программы для баз данных и управления информацией.

4. Ограниченные возможности совместных правок и ввода данных. В Excel совместная работа может быть затруднена из-за отсутствия реального времени обновления данных и возможности одновременного редактирования одного документа несколькими пользователями.

Многие пользователи в начале своего пути изучения Экселя считают программу непонятной и сложной, в частности, из-за большого количества формул и непонятных символов. Однако при внимательном погружении в изучение можно заметить, что она довольно простая и логичная, а формулы не так страшны и непонятны. Желаем вам успехов в изучении Excel и надеемся, что эта статья на шаг приблизила вас к пониманию этой интересной и многогранной программы.

Хочу изучать Excel
Если вы хотите прокачать свои навыки работы с Excel, выбирайте подходящее для себя обучение на сайте tutortop. Для вас мы сформировали отдельную подборку лучших онлайн-курсов на рынке и сравнили их по цене, продолжительности и отзывам студентов.
Посмотреть подборку