Дата обновления: 31 Января 2024
09.01.2023
10726
9 мин
author-avatar
Анна Уженкова

Способы повысить эффективность на работе

Большинству людей знакомо чувство, когда под конец рабочего дня приходит осознание, что время было потрачено неэффективно. У одних не получается грамотно распределить время, а другие борются с отвлекающими факторами. Увеличить продуктивность можно, если усвоить правильные привычки. Tutortop разобрался, какие способы помогут прокачать производительность на работе и как избавиться от отвлекающих факторов.

Организация рабочего места 

Чтобы погрузиться в рабочий процесс, иногда нужно просто навести порядок на рабочем месте, а именно освободить его от ненужных вещей. Пока на столе беспорядок, вы тратите огромное количество времени на поиск нужных предметов или документов. На рабочем месте должно быть только самое нужное — то, чем вы пользуетесь каждый день. Всё остальное лучше убрать, но не слишком далеко, чтобы в любой момент вы могли достать то, что нужно. Это касается любой сферы деятельности — неважно, где вы работаете — в офисе или на заводе. 

Если вы работаете в офисе и вам приходится иметь дело с большим количеством документов, есть универсальный способ упорядочить рабочий процесс. Создайте логичную систему подшивки и хранения документов: часто используемые документы держите под рукой, а остальные сложите в алфавитном порядке. 

Составление расписания

Особенно это будет эффективно, если у вас много задач. Организуйте свой день, составляя список необходимых дел. Начать лучше с задач первостепенной важности. Невыполненные задачи перенесите в список следующего дня.

Ставьте временные рамки для выполнения задач, чтобы мотивация была больше, но при составлении расписания реально оценивайте свои силы.

Если вы когда-то составляли себе план дел, то наверняка знаете, что без установленного дедлайна вы потратите на задание столько времени, сколько захотите. Но если время будет ограничено, то дело, скорее всего, завершится ко сроку.

Кроме того, такое сосредоточение на одной задаче с ограниченным временем заставит вас сильно погрузиться в задачу, что вы сможете сосредоточиться только на вашей деятельности, не замечая ничего вокруг.

Исключение внешних раздражителей

Когда вы на работе, масса вещей становится отвлекающим фактором: это могут быть очень общительные и навязчивые коллеги или громкие звуки кофемашины. Особенно сильно звуки могут отвлекать в тихой атмосфере, тогда каждый шорох может раздражать. В такой ситуации можно брать с собой наушники — как ни странно, музыка поможет сосредоточиться на вашей работе. Но и тут нужно учитывать, что новый трек помешает вашей производительности, потому что мозг, прослушивая незнакомые мелодии, даёт команду о выбросе допамина. Это привлекает внимание к музыке и отвлекает от работы. Отвлечься от звуков щёлканья клавиш и разговоров коллег могут наушники с шумоподавлением, а ещё белый шум в них. Такая комбинация идеально подходит для повышения творческой производительности. 

Одной из самых распространённых вещей, которые отвлекают от работы, являются сайты, не имеющие отношения к вашей деятельности. Кликая с одной ссылки на другую, вы не заметите, как пройдёт половина рабочего дня. Существуют программы, блокирующие ненужные веб-сайты, которые можно загрузить в браузер. 

Многие офисные сотрудники уверены, что ежедневные собрания отвлекают их не меньше, чем всё вышеперечисленное. И это правда, иногда встречи с коллегами бывают бесполезны. Да, они необходимы для обсуждения и постановки целей работы, но если ход собрания не распланирован, то посещение такого мероприятия может оказаться бесцельным. Следующие советы для руководителей, которые могут повлиять на эффективность собраний: 

  • Перед собранием установите повестку дня и распределите, сколько времени будет отведено каждому вопросу. Если возникают сопутствующие вопросы, попробуйте обсудить их позже, в личном порядке, чтобы не тратить на это время сотрудников, не имеющих отношение к данному вопросу;
  • На собрания приглашайте как можно меньше людей — если свести количество присутствующих на совещании к минимуму, это уменьшит возможность отклонения от темы. Сотрудники, которым не обязательно присутствовать на совещании, в это время будут продолжать работать на своем месте;
  • Делайте короткие презентации. Размещайте на слайдах только те изображения и информацию, которую нельзя передать устно;
  • Заранее сформулируйте, какой вопрос вы хотите решить. 

Использование перерывов

Во-первых, отдых необходим, потому что работая без остановки, ваша деятельность становится менее продуктивной. Во-вторых, на перерыве можно сделать то, что отвлекает от работы. Например, вам нужно позвонить определённому человеку и эта мысль периодически всплывает в вашей голове в рабочее время, отвлекая вас от нужных дел. Сделайте этот звонок на перерыве, чтобы поставить галочку напротив этого пункта в списке ваших дел. 

При этом старайтесь использовать время перерыва по максимуму: пообедайте, поболтайте и посмейтесь со своими коллегами.

Использование стимулов и наград

Попробуйте рассматривать работу как инструмент достижения собственных целей и задач. Подумайте, чем она хороша и что полезного принесла в вашу жизнь.

После эффективной работы не забудьте себя вознаградить — например, в конце недели устройте себе ужин в ресторане, в который давно хотели сходить. Ну или же выбирайте награду по своему вкусу — возможно, вам интереснее приобрести новую книгу или сходить с друзьями в клуб. 

Занятия спортом и отдых

Фоновая усталость и хронический недосып снижают производительность на работе, поэтому для максимальных результатов нужен здоровый сон и спорт. Он поднимает настроение и тонус человека. Если вы впервые начинаете делать физические упражнения, попробуйте соединить умеренное кардио с силовой нагрузкой.

Если вы склонны перепроверять свою работу, а также браться за дополнительные задачи — это не просто задержит прогресс, но и истощит энергию или разрушит эмоциональное здоровье. Подобные характеристики свойственны перфекционистам. Если работа выполнена не идеально, они воспринимают это как провал. Они бросают все усилия на улучшения, которые по итогу будут видны только им самим. При этом, время, которое было отведено на выполнение задачи, уже упущено. 

Также важно отметить, что кофе, которое спасает от недосыпа, нельзя пить каждый день. Так вы станете зависимым от напитка, что точно не пойдёт на пользу и снизит производительность в дальнейшем. 

Еще несколько дополнительных советов 

Избегайте конфликтов на работе. К сожалению, на рабочем месте может возникать множество стрессовых ситуаций и конфликты с коллегами. Если вам свойственны резкие вспышки гнева, то лучше их подавить. Они и в личной жизни оказывают негативное влияние на общение, но на работе вас могут не понять и отнестись к подобному поведению хуже, чем дома. Также стоит спокойно воспринимать резкие слова со стороны коллег. 

Чем опасны ссоры с коллегами? Тем, что они потом могут перерасти во вражду на рабочем месте, выход из которой будет один: смена отдела или вообще места работы. Эффективность работы при таком раскладе дел существенно падает.

При этом, когда ваш конфликт с коллегой решился, вы не обязаны потом дружить — можно просто продолжать спокойно с ним работать и быть вежливым и тактичным.

Делегируйте. Если у вас есть такая возможность и должность позволяет, лучше распределить однотипные задачи между своими подчиненными, чтобы сэкономить своё время. При этом не стоит передавать кому-либо ту часть работы, которую выполнить правильно сможете только вы сами. 

Если вы стажёр, начинающий работник либо кто-то другой, занимающий низкую должность в компании, вы также можете попробовать распределить однотипную работу между сотрудниками такого же уровня, как и вы (разумеется, с их согласия и согласия вашего руководителя). Если вам помогают коллеги, не забывайте отвечать тем же.

Если у вас хорошие отношения с начальником, возможно, он сможет передать кому-то часть вашей работы. 

Что еще можно сделать для личностного роста?
Выбрать подходящий курс из подборки, которую Tutortop специально составил для тех, кому тесно в привычных рамках. В ней лучшие онлайн-курсы по личностному росту: мы сравнили их по множеству показателей.
Посмотреть подборку