Оформление презентаций для работы: правила и примеры

Умение создавать презентации важно для специалистов из совершенно разных областей. HH.ru приводит данные, которые говорят о том, что к ним относятся и бухгалтеры, и юристы, и даже врачи. Поэтому ошибочно думать, что оформление презентаций важно лишь для маркетологов, менеджеров по продажам или преподавателей. Ведь презентация сейчас уже больше, чем просто инструмент для быстрого и эффективного донесения информации. Она привлекает внимание, продаёт, призывает к сотрудничеству, помогает искать заказчиков. Помимо этого презентацию используют во внутрикорпоративной структуре, для простых и более сложных задач. 

Чтобы рабочий инструмент действительно работал, постарайтесь сделать презентацию как можно  привлекательнее и интереснее для тех, кто будет её смотреть. В этом помогут наши советы. Начнем с основных пунктов, а потом перейдем к детальным моментам.

Определитесь с темой 

Выбрать тему не всегда просто, но сделать это нужно на первом этапе. Ведь без четко обозначенной темы не получится нормально выступить, донести до пользователей, сотрудников, бизнес-партнеров основную мысль. Не забывайте, что время презентации стоит ограничивать, чтобы не утомлять слушателей. Вам не нужен просто рассказ с выводом, попробуйте сформулировать тему так, чтобы в голове сразу же складывался примерный план уже готовой презентации. Если не получается сузить тематику, выпишите все варианты и постепенно убирайте те, которые не подходят.

Поставьте цель 

Как и тема, цель презентации очень важна. Неверно обозначенная цель приведет к результату в разы хуже чем тот, что вы ожидали увидеть. Её формулировка может занять немало времени, хотя зачастую цель лежит на поверхности. Например, вам нужно сделать презентацию для продажи новой линейки продукции. Цель — показать все преимущества товаров, привлечь внимание потенциальных покупателей, сделать так, чтобы продукцию захотелось купить. В случае с информированием сотрудников ориентируйтесь на их знания о предмете презентации и то, что нужно до них донести.

Поработайте над структурой 

Придётся вооружиться ручкой и листом бумаги, чтобы выписать все идеи. Если их слишком много, лучше делать это в электронном формате в виде большой таблицы или даже карты. Карта презентации не даст уйти от поставленной цели, а ещё поможет составить чёткую структуру. Можете назвать её планом, если так удобнее. Чтобы информация воспринималась хорошо, она должна быть структурированной. Это касается не только текста, но изображений, видео, графиков и других элементов. Благодаря проработанной структуре вы приведете слушателей к цели при помощи маленьких шагов, каждый из которых — отдельный слайд.

Добавьте примеры 

Людям нравятся не столько теоретические презентации, сколько живые, с реальными примерами. Прежде чем создавать макет и начинать работать в программе, продумайте, какие примеры вы можете добавить в свой рассказ. Пусть это будут истории пользователей, отзывы, скриншоты, статистика. Проведите не косвенную, а прямую связь между продуктом, услугой и потребителем. 

Не делайте текст слишком длинным 

На одном слайде должна помещаться одна мысль. Предложения лучше делать короткими, ёмкими, понятными. Если вы планируете выступать перед большой аудиторией и хотите дополнять текст своей речью, то тогда нужно делать его максимально доступным и раскрывающим суть пункта. Ведь слушатели зрительно будут постоянно “возвращаться” на экран. Правильно оформленный и простой текст  не только радует глаз, но и помогает не отвлекаться на всё и сразу: когда информация поступает сразу с двух каналов, усвоить её в разы сложнее.

Подружите слайды между собой 

Количество слайдов и их наполнение важно, но не менее важно сделать из них единую историю, с четко поставленной целью. В качественной презентации даже титульный лист — часть целого, которая хорошо дополняет все остальные слайды. Для этого пункта понадобятся шаблоны: каждый из них будет соответствовать типу слайда. Например, слайд с графиком, слайд с видео или изображением, слайд с текстом и картинкой. Презентация будет смотреться интереснее и аккуратнее, если все слайды одного типа будут иметь похожее строение. Это не говорит о том, что они должны быть одинаковыми, совсем не так. Просто на первый взгляд слайды с одинаковыми элементами на одном и том же месте выглядят понятнее.

Чередуйте полезную информацию и креатив 

В создании презентации важен баланс: это касается и наполнения слайдов, и типа контента, который вы используете. Любители шуточных материалов не всегда понимают, что такой формат не особо уместен в рабочих презентация. Совсем без креатива тоже не обойтись, просто его нужно адаптировать под тему, ситуацию, цель, аудиторию, тип продукта и многое другое. Найти баланс не так сложно, если у вас получилось справиться со всеми предыдущими пунктами.

Наполнение, использование разных шрифтов, контраст и визуализация: на пути к качественной презентации все средства хороши. Вот только использовать их нужно с умом, чтобы было не скучно, динамично и увлекательно для слушателей.

Контраст 

Сочетание цветов при оформлении слайдов — это ещё не всё, к чему нужно стремиться. Обратите внимание на контраст между двумя основными цветами. Для примера на ум приходят черный и белый — это классика. Но использовать только их не получится, поэтому стоит экспериментировать и подбирать оттенки так, чтобы они хорошо контрастировали между собой. 

Графика 

Значки упрощают восприятие информации: они выглядят лаконично и понятно. Графические элементы уже давно используют в дизайне, презентации не прошли мимо этого тренда и подхватили ещё один прекрасный инструмент для работы с вниманием слушателя. Следите за тем, чтобы графика не перекрывала текст, не была слишком объемной и лишней. Хоть она и красивая, просто как эстетический элемент, любой значок или иконка должна содержать в себе какой-то посыл.

Визуализация 

Текст в презентации должен быть обязательно. Иногда его стоит заменять на графики и таблицы. Слушателям гораздо проще воспринимать такого рода информацию: главное, чтобы она была представлена в понятном виде. Таблицы оформлять нужно в едином стиле, не перегружать их. А графики, схемы и диаграммы делать как можно приятнее и красивее: можно поиграть с цветами, добавить динамические элементы или сделать акцент на определенных пунктах.

Вёрстка 

Красиво оформленная презентация никуда без качественной вёрстки. В неё входит размер шрифта, интервал, отступы, курсив или подчеркнутый текст. Даже если ваша презентация небольшая, в ней не так много информации, текст обязательно нужно оформить в едином стиле. Не увлекайтесь жирным шрифтом, им выделяйте только термины, цитаты, важные факты. Тоже самое касается и курсива. Ориентируйтесь на эстетику оформления других материалов: текст в презентации и по содержанию, и по качественной верстке должен быть выверенным.

Шрифты 

Если вам нравится чередовать шрифты между собой и перескакивать с одного слайда на другой, используя разные варианты, пришло время изменить свой подход к делу. В рамках одной презентации лучше использовать не более 3 шрифтов. И не стоит выбирать совсем уже разные. Сейчас популярен минимализм: следуя этому подходу, подобрать хороший вариант не так уже сложно. Важно, чтобы шрифт был простым, не витиеватым, иногда немного небрежным. Запомните, что при использовании совершенно разных шрифтов на одном слайде не получится сделать текст понятным для восприятия.

3D иллюстрации 

Объем и качество картинки — вот что привлекает в новом тренде для дизайна презентаций. ЗD изображения выглядят для нас уже привычно и мы часто недооцениваем его значения. Если нужно представить товар, сделайте его объемным. Если используете фигуры людей, тоже выбирайте 3D вариант изображения.

Инструменты для создания презентаций 

Их много, но идеального не существует. Попробуйте использовать разные инструменты, оценить преимущества и недостатки. И не стоит останавливаться на одном варианте: возможно, для новой задачи подойдет совершенно другая программа.

PowerPoint 

Стандартный вариант, знакомый всем ещё со школы. Удобно то, что мы знаем функционал, возможности, как создавать шаблоны и сохранять готовый материал. Если вы только начинаете создавать свои первые презентации и никогда раньше не имели с ними дела, то Tutortop советует начать именно с PowerPoint. Со временем вы набьете руку и вам захочется чего-то нового. На этот случай есть и другие редакторы.

Tilda 

Tilda — это конструктор сайтов. В нём можно сделать и презентацию. Большой плюс этого варианта в том, что Tilda буквально наполнена визуально привлекательными и красивыми шаблонами, красочными изображениями и уже готовыми презентациями, которые легко можно адаптировать под свою цель. На самом деле, новичкам создать действительно красивую презентацию будет в разы проще как раз в редакторе сайтов. Здесь всё уже придумано за вас, остается лишь немного поработать над структурой. Делать презентацию с нуля без опыта работы с графикой, цветами и шрифтами в PowerPoint уже сложнее.

Canva 

Ещё один бесплатный и удобный редактор для тех, кто привык работать с готовыми шаблонами. Canva привлекает тем, что в ней сотни различных шрифтов, изображений, графики, анимации. При покупке платной версии их количество становится в разы больше. Работать в редакторе можно онлайн: мы советуем почаще сохранять промежуточный результат, чтобы не потерять все наработки. В Canva есть множество других возможностей. В дополнении к презентации можно сделать листовки, визитки, анонс для социальных сетей. И всё в едином стиле — это очень удобно.

Impress

Бесплатная версия PowerPoint с ещё более простым и понятным функционалом. Единственный минус — в программе нет режима группового редактирования. Использовать Impress можно на на компьютере, так и на телефоне. В мобильной версии возможности чуть урезаны, но это всё равно очень удобно, например, когда на работе срочно нужно сделать небольшую презентацию, а под рукой нет ноутбука.

Книги для создания презентаций 

Читайте эти книги постепенно, выделяя для себя самое важное. В руки не забудьте взять карандаш или ручку, чтобы записывать тезисы для выполнения будущих задач

«Говори на языке диаграмм» Джин Желязны 

Этой книге уже более 20 лет, а она все ещё не теряет своей актуальности. Отлично подойдет для тех, кто хочет разобраться в визуализации и понять, как правильно использовать диаграммы в презентациях. После прочтения вы поймете, что презентация без диаграмм также скучна и непонятна, как и презентация, которая полностью состоит из них. Джин Желязны научит искусству включения их в общий массив презентации так, что слушатели не раз скажут спасибо за качественный и понятный материал.

«Мастерство презентации : как создавать презентации, которые изменят мир» Алексей Каптерев

Автор написал информативную, практичную и понятную книгу для создания презентаций. В ней есть информация о дизайне, подготовке к выступлению, подборе темы и выборе цели, оформлении слайдов и создании шаблонов. Такую литературу ещё называют прикладной: Алексей приводит множество примеров, разбирает кейсы и настаивает на том, что дизайн — это не просто магия и случайность, он — составное всех используемых инструментов и умений.

«Данные: визуализируй, расскажи, используй» Коул Нафлик

Презентация помогает управлять вниманием аудитории: всё начинается ещё на титульном слайде. Один из элементов, который используют для продаж, сторителлинг — это искусство рассказывать истории так, чтобы они заинтересовали читателя или слушателя. Коул Нафлик показывает, как использовать его в презентации и грамотно включать в неё анализ данных.