Как построить диаграмму Ганта в Excel

Диаграмма Ганта — это мощный инструмент управления проектами, который позволяет визуализировать и планировать задачи, сроки в проекте. В этой статье в нашем блоге мы рассмотрим, что такое диаграмма Ганта и поделимся советами её построения.

Диаграммы часто используют бизнес-аналитики в своей работе. Начать свой путь в этой сфере можно на онлайн-курсах «Бизнес-аналитик (Data Analyst)» от SF Education или «Аналитик данных» от Bang Bang Education.

Содержание

• Что такое диаграмма Ганта?
• Как диаграмма помогает в планировании и управлении?
• Кому нужна диаграмма Ганта?
• Плюсы и минусы диаграммы
• Как построить диаграмму Ганта в программе Excel?
• Как построить диаграмму Ганта в Google Spreadsheets?
• Итоги

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта (или Гантта) — это инструмент визуализации и планирования проектов. Она представляет собой горизонтальную временную шкалу, на которой отображаются задачи, события и активности проекта. Этот вид диаграммы был разработан Генри Л. Гантом в начале 20 века и с тех пор стал популярным средством управления проектами в различных отраслях.

Основные характеристики диаграммы включают в себя:

1. Горизонтальная временная шкала. На вертикальной оси диаграммы отмечается время, которое может представляться в различных единицах измерения, таких как дни, недели, месяцы или годы.
2. Горизонтальные полосы. Каждая задача или активность проекта представляется горизонтальной полосой на диаграмме Ганта. Полосы начинаются в момент начала задачи и заканчиваются в момент её завершения. Длина полосы соответствует продолжительности задачи.
3. Зависимости. Диаграмма Ганта может отображать корреляцию между задачами. Например, если задача B зависит от задачи A, то полоса задачи B начинается только после завершения задачи A.
4. Промежуточные этапы. Важные события, решения или моменты в проекте могут быть выделены как этапы на диаграмме Ганта. Обычно они представлены вертикальными линиями или другими специальными метками.
5. Критический путь. Диаграмма Ганта может помочь просто верно работать и определить критический путь в проекте, который представляет собой последовательность задач и решений, определяющих минимальные сроки всего проекта в рабочем процессе.

Диаграмма является мощным инструментом для управления проектами, так как она позволяет чётко видеть, какие задачи необходимо выполнить, в какие сроки, и как они связаны между собой. Этот инструмент также полезен для коммуникации между членами команды, заказчиками и другими заинтересованными сторонами, так как наглядно демонстрирует план проекта и его текущий статус.

Как диаграмма помогает в планировании и управлении? 

Диаграмма Ганта играет важную роль в планировании и управлении проектами, предоставляя множество преимуществ, которые помогают эффективно реализовывать проекты и их рабочие процессы. Собрали их в список.

1. Визуализация задач и сроков. Способ диаграммы наглядно представляет все задачи и активности проекта на временной шкале. Это делает план проекта более понятным и доступным для всех членов команды и заинтересованных сторон.
2. Идентификация зависимостей. Диаграмма отображает зависимости между задачами. Это даёт понять, какие задачи должны быть выполнены до начала других, что позволяет избегать конфликтов и задержек.
3. Управление сроками. Благодаря этому можно чётко установить сроки выполнения каждой задачи в целом. Это способствует контролю над временем и соблюдению графика.
4. Определение критического пути. Диаграмма выявляет критический путь — последовательность задач, определяющую минимальные сроки проекта. Это определяет, какие задачи критически важны и не допускают задержек.
5. Планирование ресурсов. На диаграмме можно указать, какие ресурсы поддержки (люди, оборудование, материалы) необходимы для выполнения каждой задачи. Пример: это эффективно и просто распределяет ресурсы и позволяет избегать их недостатка или переизбытка.
6. Идентификация рисков. Диаграмма может помочь выявить потенциальные риски и проблемы в расписании. Так вы можете заранее разработать планы действий для снижения рисков и управления изменениями.
7. Коммуникация и отчётность. Диаграмма служит отличным инструментом для коммуникации с членами команды, заказчиками и другими участниками проекта. Она визуально демонстрирует текущий статус проекта и планы поддержки на будущее.
8. Мониторинг и обновление. Диаграмма поддерживает мониторинг прогресса проекта. По мере выполнения простых задач по продукту можно обновлять диаграмму, отмечая фактические даты рабочего процесса и изменения в плане. С её помощью вы сможете работать и быстро реагировать на изменения и корректировать план, если необходимо.

Диаграмма Ганта является мощным инструментом для планирования и управления, который предоставляет возможность увидеть большую картину, сфокусироваться на приоритетах и достичь успешных результатов в управлении.

Кому нужна диаграмма Ганта?

Диаграмма может быть полезной для различных групп людей и организаций.

Менеджеры проектов и продуктов. Менеджеры проектов наиболее часто используют диаграммы для планирования, управления и отслеживания выполнения проектов. С помощью неё они могут наглядно контролировать длительность и отслеживать отдельные процессы. Они используют её для определения сроков, зависимостей между задачами, выявления критических путей и управления ресурсами. Диаграмма может быть также полезна для отдела продаж и маркетинга. 

Собрали лучшие курсы по project-менеджменту с сайта tutortop:

1. «Project manager в IT» от Eduson Academy 
2. «Project manager» от Нетологии
3. «Менеджмент игровых проектов» от XYZ School

Члены команды продукта. Участники могут использовать диаграмму Ганта для понимания своих ролей и обязанностей, сроков выполнения задач и зависимостей. Например, это помогает им организовать совместную работу в отделе компании и сотрудничать более эффективно.

Заказчики и клиенты. Заказчики проектов и клиенты заинтересованы в том, чтобы иметь представление о плане и процессе выполнения, сроках и прогрессе. Диаграмма служит инструментом любой визуализации и понимания для клиентов.

Плюсы и минусы диаграммы

Диаграмма Ганта — это мощный инструмент для визуализации и планирования проектов и их этапов и условий, но, как и любой инструмент, у неё есть свои плюсы и минусы. Давайте рассмотрим их подробнее по этому списку:

Плюсы диаграммы 

1. Визуализация. Шаблон диаграммы наглядно представляет временную линию и задачи по продукту, что делает план более понятным для всех участников.
2. Планирование. Диаграмма детализирует задачи, определить сроки этапов, что существенно облегчает планирование.
3. Идентификация критических путей. Диаграмма даёт возможность выявить критические пути — последовательности задач, которые определяют минимальное время выполнения проекта компании. Это фокусирует на наиболее важных задачах.
4. Управление зависимостями. С её помощью можно ясно увидеть что происходит между задачами и координировать их выполнение, чтобы избежать конфликтов.
5. Коммуникация. Диаграмма служит отличным средством коммуникации внутри команды и с заинтересованными сторонами процесса. С её помощью вы можете эффективно работать и визуализировать план проекта и текущий статус.
6. Мониторинг и контроль. Она поддерживает нужный мониторинг прогресса выполнения задач и даёт возможность быстро реагировать на изменения и задержки, позволяя легко обновлять план. Это особенно полезно для отдела маркетинга и для сохранения конфиденциальности и безопасности.

Минусы диаграммы

1. Сложность при больших проектах. Диаграмма может стать сложной и запутанной при больших и сложных проектах с большим числом задач и зависимостей.
2. Ограниченность по времени. Она не всегда хорошо подходит для проектов, где задачи могут перекрываться во времени или требуют более сложного моделирования.
3. Недостаток проектной детализации. Некоторые проекты могут потребовать более детального учёта ресурсов, бюджета и других аспектов, которые диаграмма может упростить или не учитывать.
4. Неудобство обновления. Постоянное обновление диаграммы Ганта при изменениях в проекте может быть трудоёмким и занимать много времени.
5. Недостаток аналитики. Диаграмма сконцентрирована на времени и последовательности задач, и может не предоставлять достаточно аналитической информации для некоторых типов проектов.

Как построить диаграмму Ганта в программе Excel?

Создавать диаграмму можно в нескольких бесплатных сервисах для пользователей на русском языке. Делимся наглядным обзором на некоторые из них.

Построение диаграммы в Microsoft Excel — это отличный способ визуализировать и управлять. Для создания диаграммы Ганта в приложении Excel, следуйте этим шагам и советам.

Подготовьте информацию

Для создания сначала вам нужно подготовить данные, которые будут использоваться для построения диаграммы. Для каждой задачи или активности вам понадобятся следующие примеры столбцов данных:

• Название задачи.
• Дата начала задачи.
• Продолжительность задачи (в днях, неделях и т. д.).
• Любые другие необходимые, такие как ответственные лица.

Узнать побольше об этой программе можно на курсах «Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта» от Educon Academy или «Excel для анализа данных» от Skypro.

Создайте таблицу данных

В Excel создайте таблицу, в которой у вас будет вся необходимая информация — сделать её можно по готовому шаблону. Каждая строка таблицы будет представлять собой одну задачу, а каждый столбец — атрибуты задачи.

Добавьте новый столбец для дат

Добавьте новый столбец в таблицу, который будет представлять собой даты на временной шкале. Этот столбец будет использоваться для построения временной шкалы на диаграмме. В этом столбце укажите даты, начиная с начала и заканчивая его завершением.

Создайте горизонтальный столбец для каждой задачи

Для каждой задачи создайте горизонтальный столбец, который будет представлять диапазон времени, когда эта задача должна быть выполнена. Для этого используйте функцию «Форматировать ячейку» и выберите нужный тип ячейки «Дата».

Заполните столбцы с задачами

В столбцы с задачами заполните ячейки для каждой задачи, указывая даты начала и длительность выполнения. Обычно это делается с использованием начальной даты и функции «Смещение» для вычисления даты окончания.

Создайте диаграмму Ганта

Выберите столбцы данных для временной шкалы и задач, затем перейдите во вкладку «Вставка» (Insert) и выберите тип диаграммы «Столбчатая диаграмма» (Bar Chart). Выберите вариант «2-D Столбчатая диаграмма» и затем «Скопировать на новом листе» (Copy to a New Sheet). 

Доработайте диаграмму

На новом листе Excel будет создана диаграмма по шаблону. Доработайте её, чтобы сделать более информативной и читаемой. Например, вы можете:

• Добавить заголовок диаграммы.
• Добавить легенду, чтобы указать, что каждый столбец представляет.
• Изменить цвета или стиль столбцов для лучшей читаемости.
• Добавить дополнительные данные, такие как ответственные лица.

Обновляйте диаграмму по мере необходимости

После создания диаграммы Ганта регулярно обновляйте в соответствии с фактическим прогрессом выполнения нужных задач и изменениями в проекте, чтобы она всегда отражала текущее состояние.

Теперь у вас есть готовая диаграмма Ганта в Excel, которая поможет визуализировать и управлять вашим проектом в компании.

Как построить диаграмму Ганта в Google Spreadsheets?

Чтобы построить диаграмму в бесплатном приложении Google-таблицы, вы можете использовать комбинацию функций для создания необходимой графики. Вот пошаговая инструкция для этого приложения.

Подготовьте информацию

Сначала подготовьте данные, которые будут использоваться для построения диаграммы Ганта. Ваши данные должны включать следующие столбцы:

• Задача (или активность). Название задачи или активности.
• Дата начала. Дата начала задачи.
• Продолжительность задачи в днях или других единицах времени.

Создайте таблицу 

Откройте Google-таблицы и создайте таблицу по шаблону, в которой будут размещены ваши данные. Каждая строка таблицы будет представлять собой одну задачу, а столбцы будут содержать данные о задаче, дате начала и продолжительности.

Добавьте «Диаграмму Ганта»

Чтобы построить диаграмму, вам потребуется дополнение «Диаграмма Ганта». Для его добавления выполните следующие действия:

• Перейдите в меню «Дополнения» (Add-ons).
• Выберите «Получить дополнения» (Get add-ons).
• В поисковой строке введите «Диаграмма Ганта» (Gantt Chart) и установите его.

Создайте диаграмму Ганта

После установки «Диаграммы Ганта», выполните следующие базовые действия:

В меню «Дополнения» (Add-ons), выберите «Диаграмма Ганта» и затем «Настроить» (Configure). В окне настройки диаграммы Ганта укажите следующие параметры:

• Диапазон дат: Выберите столбцы с датами начала задач и продолжительностью.
• Диапазон задач: Выберите столбец с названиями задач.
• Дополнительные опции по вашему усмотрению, такие как цвета и метки.

Нажмите «Применить» (Apply).

Вставьте диаграмму 

После настройки параметров нажмите кнопку «Применить», и диаграмма Ганта будет автоматически создана в вашей таблице. Она будет отображаться как изображение, представляющее график выполнения задач пользователем на временной шкале в режиме реального времени, чтобы вы могли отслеживать работу компании.

Обновляйте данные и диаграмму

После создания диаграммы Ганта по шаблону вы можете обновлять данные в таблице, и диаграмма автоматически будет отражать изменения разработчиков. Пример: вы можете поддерживать актуальное представление о ходе выполнения для крупного бизнеса.

Теперь у вас есть диаграмма, которая визуализирует и управляет вашим проектом.

Итоги

• Диаграмма Ганта — главный метод построения графика работ по проекту в виде таблицы с этапами, базой партнёров, документами и исполнителями.
• Поэтому подходит для менеджеров проектов, руководителей и клиентов.
• Преимущества использования диаграммы Ганта: синхронизация действий команды, очень удобный контроль сроков для сотрудников, планирование бюджетов и дел.
• Минусы: сложность настройки, необходимость постоянного обновления графика в календаре. Но тут выбор за вами — ставьте приоритеты и оценивайте рамки. 
• Использование диаграммы Ганта упрощает самые разные сложные проекты, сокращает потери и улучшает взаимодействие между командами.
• В этом случае бесплатное построение электронной диаграммы Ганта включает определение точек и сроков, выделение нескольких задач и подзадач, зависимостей и отчётов, разработку интеграций собственных элементов и последние версии файлов, отображение комментарий и обновления общего графика и порядка.