Что такое онбординг простыми словами

Onboarding переводится с английского как «на борт», то есть означает погружение во что-то совершенно новое. Это ключевой процесс в управлении персоналом, который помогает новым сотрудникам адаптироваться в компании. В этой статье мы расскажем, что такое онбординг, его главные этапы и метрики эффективности. Также рекомендуем ознакомиться с онлайн-курсом «HR-стратегия» для детального погружения в тему.

Содержание

• Что такое онбординг и зачем он нужен
• Виды онбординга
• Как провести онбординг сотрудника
• Метрики оценки онбординга
• FAQ
• Итоги

Что такое онбординг и зачем он нужен

Онбординг — это процесс ознакомления нового сотрудника с компанией. Представьте, что ваш друг пригласил вас на вечеринку, где вы никого не знаете. Будет здорово, если он проведёт вас, покажет, где что находится, познакомит с другими гостям и расскажет пару слов о каждом из них. Так вы быстрее почувствуете себя комфортно и станете частью компании. Вот и онбординг помогает новичку быстрее и легче влиться в коллектив и работу.

Зачем нужен онбординг

Онбординг нужен, чтобы новый сотрудник, который только пришёл в компанию, мог быстро и легко войти в курс дела. Он помогает:

• Познакомиться со всеми, чтобы было удобно работать.
• Понять, что именно от него хотят, какие у него задачи и обязанности.
• Узнать, как работают разные отделы и как они взаимодействуют между собой.
• Быстро начать работать и приносить пользу компании, не тратя время на разбирательство в организационных вопросах.

Онбординг — мощный инструмент HR-специалиста. Благодаря ему новый сотрудник быстрее становится «своим» в команде и начинает эффективно работать. А это напрямую влияет на прибыль.

Виды онбординга

Давайте разберём основные виды онбординга:

• Формальный. Представьте, что в первый день работы вас встречает HR-менеджер, проводит экскурсию по офису, рассказывает о правилах и даёт инструкции. Всё организовано строго и по плану. Есть чёткая программа: встречи, обучение, знакомство с командой и так далее.
• Неформальный. Здесь всё немного проще и свободнее. Новый специалист сам может выбирать, с кем познакомиться, какие вопросы задать. Нет строгого плана, но коллеги всегда готовы помочь.
• Технический. Это когда новому сотруднику помогают освоиться с компьютером, приложениями и другими технологиями в компании. Показывают, как пользоваться почтой, где искать файлы, как работать со специальными инструментами.
• Социальный. Тут делается акцент на общении. Организуются кофе-брейки, обеды, мероприятия, чтобы специалист мог познакомиться со всеми неформально и пообщаться на разные темы.
• Смешанный. В этом варианте используются разные подходы одновременно. Например, в первый день может быть формальная встреча с HR, а потом неформальное общение на корпоративе или в кафе.

Все эти виды онбординга помогают человеку по-разному освоиться на новом месте и без стресса начать работать в команде.

Чтобы HR-специалисты могли максимально эффективно организовывать онбординг и другие важные аспекты работы с персоналом, полезно постоянно повышать свою квалификацию и изучать новые подходы в управлении человеческими ресурсами. Вот несколько онлайн-курсов, которые могут быть полезными для специалистов в этой области:

• Директор по управлению персоналом
• MBA: Управление персоналом

Как провести онбординг сотрудника

Первые дни сотрудника в компании — это время, полное впечатлений, новой информации и знакомств. От того, насколько продуманным будет процесс адаптации, зависит как быстро новичок войдёт в курс дела и начнёт приносить пользу бизнесу. Правильно организованный онбординг не только облегчит старт, но и позитивно скажется на лояльности сотрудника и его желании развиваться в компании. В этом разделе рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс онбординга и какие нюансы стоит учитывать на каждом из них.

Онбординг до первого рабочего дня

Прежде чем сотрудник впервые переступит порог вашего офиса, убедитесь, что вы подготовили всё для его комфортного старта. Имейте в виду: многие люди предпочитают знать заранее, что им ожидать на новом месте работы.

• Подготовьте рабочее место. Убедитесь, что у нового сотрудника есть всё необходимое для работы: стол, стул, личный компьютер, нужные программы и доступы к ним.
• Оформите документы. Попробуйте минимизировать бумажную волокиту, подготовив все необходимые документы заранее: составьте трудовой договор, NDA, запросите банковские реквизиты и прочие документы, которые необходимы отделу кадров в вашей компании.
• Организуйте знакомство с командой. Его можно организовать онлайн или офлайн, чтобы новый сотрудник почувствовал себя частью коллектива ещё до первого рабочего дня. Также можете добавить его в рабочие чаты, чтобы у него заранее сложилось представление, как общаются между собой в компании. 
• Отправьте материалы, которые рассказывают о ценностях, миссии и культуре вашей компании, чтобы новичок мог погрузиться в атмосферу ещё до старта.

Онбординг в первый день работы

Первый день на любой работе всегда самый волнительный и сложный. В голове возникают вопросы: «какие люди меня будут окружать», «какие задачи меня ждут», «как устроено рабочее пространство». Давайте разберёмся, как сделать этот период менее стрессовым для новичка и как подготовить всё для его адаптации.

• Тёплый приём. В первый день на новой работе всегда немного страшно, поэтому важно создать дружелюбную атмосферу.
• Назначение наставника. Выберите коллегу, который сможет помочь новичку освоиться, покажет офис и ответит на все вопросы.
• Экскурсия по офису. Покажите, где находятся все важные для работы места: кухня, туалет, переговорные комнаты и так далее.
• Введение в проект. Расскажите о текущих задачах и проектах, чтобы новичок мог быстрее включиться в работу.

Онбординг после первого рабочего дня

Процесс онбординга не должен прекращаться после первого дня на работе. HR должен выстроить свои действия на несколько недель или даже месяцев вперёд, чтобы поддерживать сотрудника.

• Обучение. Организуйте тренинги и воркшопы по основным инструментам и методологиям работы в компании.
• Регулярный фидбек. Проводите встречи, чтобы обсудить, как проходит процесс адаптации, и выявить возможные трудности.
• Вовлечение в корпоративную культуру. Пригласите новичка на корпоративные мероприятия и внеурочные активности, чтобы помочь ему лучше узнать коллег и стать частью команды.
• Поддержка и развитие. Помогите новому сотруднику определиться с дальнейшим планом развития внутри компании, обсудите перспективы и возможности.
• Отмечайте успехи. Статистика показывает, что около 30% новых сотрудников не доходят до конца испытательного срока и покидают компанию. Они увольняются, разочаровавшись в работе и условиях, или с ними прекращают отношения, так как они не соответствуют ожиданиям работодателя.
• Определите OKR. Эту систему используют в Google и других больших компаниях. Она помогает ставить цели, которые можно измерить, и вовлекает сотрудников их достигать. Благодаря OKR вы сможете показать новому сотруднику, как его работа помогает достигать цели всей команды, и он сможет принимать решения, опираясь на эти цели.

Помните, что эффективный онбординг — это не только хороший старт работы для сотрудника, но и основа для долгосрочных положительных отношений внутри коллектива.

Метрики оценки онбординга

Оценить эффективность онбординга можно с помощью различных показателей. Вот некоторые из них:

• Уровень удовлетворённости. Проведите опрос или интервью, чтобы узнать, довольны ли процессом онбординга новые сотрудники.
• Уровень удержания. Измерьте, сколько сотрудников, прошедших процесс онбординга, остаются в компании после определённого периода времени (например, в течение 6 месяцев, 1 года).
• Качество работы. Оцените, как хорошо новые сотрудники выполняют свои задачи и обязанности после прохождения онбординга.
• Скорость адаптации. Оцените, быстро ли новые сотрудники адаптируются и начинают эффективно выполнять свои функции.
• Обратная связь от коллег и руководителей. Соберите отзывы от коллег и руководителей о том, как новый сотрудник вписывается в команду и справляется со своими обязанностями.
• Участие в корпоративных мероприятиях и инициативах. Оцените уровень вовлечённости во внутренние мероприятия компании.
• Применение навыков и знаний. Измерьте, эффективно ли новые сотрудники применяют полученные во время онбординга навыки и знания в своей повседневной работе.

Используя эти метрики, вы получите ценную информацию о сильных и слабых сторонах вашего онбординга и, при необходимости, внесёте коррективы для его улучшения.

Для более глубокого анализа и оптимизации онбординга можно использовать инструменты аналитики. Курс «HR-аналитика и автоматизация» — отличный ресурс для HR-специалистов, желающих повысить свою квалификацию в этой области и научиться эффективно использовать данные для улучшения процессов в HR, включая онбординг.

FAQ

Сколько длится процесс онбординга?

Время онбординга может варьироваться: в некоторых компаниях это может занять пару дней, а где-то — несколько месяцев.

Кто участвует в онбординге нового сотрудника?

В процессе онбординга могут участвовать HR-менеджеры, руководители, коллеги.

Может ли онбординг проходить онлайн?

Да, многие компании проводят онбординг в онлайн-формате, особенно если команда работает удалённо. Курс «Управление дистанционными командами» поможет вам лучше разобраться, как это делать.

Какие проблемы могут возникнуть в процессе онбординга?

Новому сотруднику может не хватать какой-то информации или наоборот, он будет перегружен ею. Также проблемой может быть отсутствие поддержки и коммуникации с другими или непонимание обязанностей.

Что делать, если сотрудник не адаптируется после онбординга?

В этом случае нужно поговорить с ним, выяснить причины, дать совет и предложить дополнительную помощь или обучение.

Какие материалы и ресурсы используют в процессе онбординга?

Это могут быть обучающие материалы в формате вводных курсов, видео, статей из блога, руководства по работе в компании, встречи и семинары.

Итоги

• Онбординг способствует быстрой адаптации новых сотрудников в коллективе. Он нужен, чтобы специалист понял свои задачи, быстро «влился» в коллектив и начал приносить пользу бизнесу.
• Онбординг бывает разный: формальный (всё строго по плану), неформальный (более свободный подход), технический (обучение работе с техникой и программами), социальный (акцент на общении и знакомстве с другими сотрудниками) и смешанный (комбинация разных подходов).
• Онбординг начинается до первого рабочего дня (подготовка рабочего места, оформление документов), продолжается в первый день работы (тёплый приём, экскурсия по офису) и после него (обучение, регулярный фидбек, вовлечение в корпоративную культуру). Важно поддерживать новичка на всех этапах.
• В процессе онбординга должны участвовать разные специалисты и отделы компании: HR-менеджер или отдел кадров, руководитель отдела/команды, наставник/ментор, коллеги по команде, отдел обучения и развития (если есть), офис-менеджер.
• Чтобы понять, насколько успешен онбординг, используйте разные метрики, например, уровень удовлетворённости новичка, уровень удержания сотрудников, качество их работы и скорость адаптации.