Что такое модель SIPOC: основные элементы диаграммы, примеры

Диаграмма SIPOC (от англ. Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers) — это инструмент, используемый для описания, улучшения и оптимизации бизнес-процессов. SIPOC помогает визуализировать основные компоненты и связи в процессе, а также определить его границы и ключевых участников.

Диаграмма SIPOC используется в организации для общего понимания процесса и ключевых факторов успеха. Это полезный инструмент для работы аналитика: для анализа и улучшения процессов в организации и управления ими. Знакомим вас с методологией в этой статье.

Расшифровка SIPOC

SIPOC диаграмма состоит из следующих компонентов: 

1. Suppliers (Поставщики)

Организации или люди, являющиеся источником для начала процесса.

2.  Inputs (Вход)

Материалы, блоки информации, ресурсы или услуги, поступающие в процесс от поставщиков. Они необходимы для выполнения процесса.

3. Processes (Процессы)

Это шаги или действия, которые выполняются над входными данными для превращения их в выходные данные. Определяются и описываются для понимания последовательности действий, необходимых для достижения нужных результатов в процессе.

4. Outputs (Выход)

Конечные результаты или продукты. Выход — это то, что поставляется заказчикам или передается в следующий шаг процесса.

5. Customers (Заказчики)

Организации или люди, которые получают результат от процесса. 

Пример системы SIPOC

Представим, что нам нужно лучше понять процессы изготовления пиццы в ресторане. Как владельцам компании, нам необходимо четко понимать, какие ингредиенты используются при производстве пиццы, и как эти ингредиенты поставляются поставщиками. Как именно будут готовиться ингредиенты, готовиться тесто и соусы, собираться и выпекаться, упаковываться.

Создаём диаграмму SIPOC: 

S (Поставщики):

1. Поставщики ингредиентов (Формаджио поставляет сыр, Лиевито — тесто, а соусы покупаем у Сальсы);

2. Поставщик упаковочных материалов (коробки и пакеты для доставки заказываем у двоюродного брата).

I (Вход):

1. Ингредиенты (сыр, тесто, соусы, овощи, мясо и т.д.);

2. Упаковочные материалы (коробки, пакеты, пленка).

P (Процессы):

1. Прием заказа (только в приложении, внести номер в контакты) и подготовка ингредиентов (проверить срок годности, взвесить, положить на рабочую поверхность);

2. Приготовление теста и соусов (по технологии дяди Джино); 

3. Нарезка овощей и мяса;

4. Сборка пиццы и выпекание в печи (25 минут при температуре 220 градусов);

5. Упаковка готовых пицц в коробки или пакеты;

O (Выход):

1. Готовая пицца с правильным тестом по секретному рецепту дяди Джино, с соусом, начинкой и выпеченная до нужной степени;

2. Упакованные пиццы, готовые для доставки.

C (Клиенты):

1. Клиенты, делающие заказы на доставку.

После того, как диаграмма SIPOC составлена, компания может определить области процесса для улучшения. Например, сыр от Формаджио хуже, чем сыр от Ла Моцарелла, хотя цена у них на одном уровне. Или же процесс нуждается в дополнительных шагах: обучение для сотрудников, доставка помимо коробки с пиццей отдельно упакованных соусов или оливкового масла. Вполне вероятно, что бизнес может заказать другой тип упаковки, который окажется надёжнее для доставки. А может, бизнесу и вовсе нужна помощь дизайнера.

В любом случае, SIPOC — отправная точка для составления дорожной карты по оптимизации бизнеса и разработки новых решений, подходов. Она также может натолкнуть на поиск новых путей развития. Это уже зависит лишь от того, какие выводы после составления схемы сделает руководство компании.

Зачем нужна система SIPOC?

Система SIPOC является ценным помощником для бизнеса и бизнес-проектов по нескольким причинам. Во-первых, она позволяет визуализировать процессы. Визуализация помогает понять, как именно происходит работа и как различные элементы взаимодействуют друг с другом. Это облегчает коммуникацию и позволяет всем заинтересованным сторонам иметь общее представление о процессе.

Во-вторых, с SIPOC легко выявить проблемы и слабые места, фокусируясь на них для улучшения производительности и качества. К тому же, модель помогает выделить ключевые факторы качества и основные требования заказчиков и оптимизировать этапы процесса, которые с ними связаны. 

В-третьих, система помогает распределить роли и ответственности: кто поставщик, какие процессы выполняются и кто является клиентом. Это помогает предотвратить недопонимание и несоответствия в работе.

SIPOC составляют и тогда, когда в компании грядут изменения, так как помогает понять, как изменения в одной части процесса могут повлиять на другие компоненты и заинтересованные стороны, помогая планировать более эффективно. 

Плюсы и минусы SIPOC

Преимущества SIPOC

1. Простота и понятность: модель позволяет визуализировать процесс в простой структуре, которая понятна большинству сотрудников;

2. Улучшение понимания процесса: помогает выделить ключевые факторы и компоненты процесса, а также понять, как они взаимодействуют друг с другом, наладить управление;

3. Идентификация ключевых участников: помогает установить ясные роли и ответственности для участников процесса. Способствует более эффективному взаимодействию и сотрудничеству;

4. Выявление проблем и узких мест: позволяет проанализировать каждый компонент и шаг процесса и выявить возможные проблемы. 

Недостатки SIPOC

1. Ограниченность в подробностях: SIPOC представляет общую структуру процесса и его основные компоненты, но не даёт детального описания шагов и подпроцессов, которые могут быть необходимы для полного понимания процесса;

2. Отсутствие временной компоненты: не позволяет оценить время выполнения каждого шага в процессе, что может быть важным для оптимизации;

3. Отсутствие анализа: нет подробной аналитики.

Как описать схему процесса по методу SIPOC?

Чтобы создать схему SIPOC, используйте чек-лист ниже. 

1. Шаг S (Поставщики):

• Определите поставщиков, предоставляющих ресурсы для процесса;
• Опишите, какие конкретные элементы или услуги поставляются каждым поставщиком.

2. Шаг I (Входные данные):

• Определите ресурсы, поступающие в процесс от поставщиков;
• Уточните, какие конкретные материалы, информация или ресурсы используются в процессе.

3. Шаг P (Процессы):

•  Разделите процесс на ключевые шаги или шаги;
• Для каждого шага опишите, что происходит, какие задачи выполняются и кто ответственен за выполнение каждой задачи;
• Укажите последовательность шагов и связи между ними.

4. Шаг O (Выходные данные):

• Определите, какие конкретные продукты, услуги или результаты производятся в процессе.

5. Шаг C (Клиенты):

• Определите людей, которые получают конечный продукт или услугу;
• Опишите, как клиенты используют этот продукт/услугу и какие требования и ожидания у них есть.

При описании схемы процесса по модели SIPOC рекомендуем использовать графические элементы (блок-схемы, диаграммы). Это поможет лучше представить структуру и последовательность процесса.

Насколько детальной должна быть модель SIPOC?

Уровень детализации модели SIPOC может варьироваться в зависимости от конкретной задачи, проекта или цели. Вот несколько факторов, которые следует учитывать при определении детализации модели SIPOC:

1. Цель: если модель SIPOC используется для общего понимания процесса и выявления ключевых компонентов, то уровень детализации может быть более общим. В этом случае модель может быть представлена в виде высокоуровневой блок-схемы с основными шагами и связями;

2. Комплексность процесса: если процесс сложный и имеет множество подпроцессов или шагов, то модель SIPOC может быть более подробной. Она может включать детали каждого этапа и его взаимосвязей с другими компонентами;

3. Потребности аудитории: если модель предназначена для широкой группы сотрудников или заинтересованных сторон, то она может быть представлена более простым и общим образом. Если модель используется для внутренних процессов или для специализированной аудитории, то сделайте уровень детализации более глубоким;

4. Расчет времени и ресурсов: если модель SIPOC используется для анализа времени выполнения или оптимизации ресурсов, то могут потребоваться детали процесса. Это позволяет определить узкие места, ключевые точки процесса и оценить потенциал для улучшения.SIPOC — это инструмент для бережливого собственника. Ведь в целом, модель экономит и время, и деньги, и способна принести больше прибыли. SIPOC может быть адаптирована для различных направлений и целей, в зависимости от требований проекта. Особенно важно уметь пользоваться инструментом бизнес-аналитикам и менеджерам. Но, разумеется, это лишь вершина айсберга. На платформе tutortop собрали лучшие курсы по управлению и аналитике, которые помогут как научиться профессии с нуля, так и поднять уровень квалификации. Дерзайте, и не забывайте читать отзывы перед покупкой любого курса.