Что такое чек-лист и как его сделать

Чек-листы — это мощный инструмент для управления задачами, проектами и повседневными обязанностями. Они помогают систематизировать и упорядочить наши дела, уменьшить забывчивость и повысить производительность. В этой статье мы рассмотрим, что такое чек-лист, почему они важны, и как создать эффективный чек-лист для достижения.

Научиться достигать цели и правильно планировать своё время можно на онлайн-курсах от Нетологии: «Цели: как ставить и достигать» и «Тайм-менеджмент».

Содержание статьи

• Что такое чек-лист? 
• В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом?
• Для чего нужны чек-листы?
• Как правильно составить чек-лист?
• Примеры чек-листов
• Сервисы для создания чек-листов

Что такое чек-лист? 

Чек-лист — это список задач, элементов, инструкций или критериев, который организует и систематизирует информацию или задачи. Он используется для отметки выполненных пунктов или задач по мере их завершения. Чек-листы могут быть физическими документами на бумаге или электронными файлами, созданными с использованием компьютерных программ или мобильных приложений.

Основной смысл чек-листа состоит в том, чтобы облегчить управление задачами, уменьшить вероятность забывания или упущения важных шагов, а также повысить эффективность выполнения задач и контроль качества. Чек-листы широко используются в различных сферах жизни и деятельности, включая бизнес, образование, медицину, путешествия, домашние дела и многое другое.

Примеры чек-листов могут варьироваться от простых списков покупок в супермаркете до сложных планов выполнения проектов в организации. Эффективное использование чек-листов позволяет людям структурировать свою работу, повышать продуктивность и обеспечивать более точное выполнение.

В чём разница между to-do списком, инструкцией и чек-листом?

To-Do список, инструкция и чек-лист — это разные инструменты, каждый из которых имеет своё назначение и структуру.

	To-Do список	Инструкция	Чек-лист
Назначение	To-Do список используется для отслеживания обязанностей, которые нужно выполнить.	Предоставляет подробные указания о том, как выполнить определённую задачу или процесс. Она часто используется в рабочих руководствах пользователя и обучающих материалах.	Чек-лист служит для систематизации и отслеживания задач, элементов или критериев. Он позволяет контролировать проверку убеждаться, что ничего не упущено.
Структура	Это обычно простой список, состоящий из перечисленных дел, которые нужно сделать.	Состоит из последовательных шагов или этапов, которые необходимо выполнить, чтобы достичь конкретной цели.	Чек-лист состоит из списка элементов, каждая из которых может быть отмечена как выполненная или невыполненная.
Формат	Могут быть краткими описаниями без дополнительных деталей.	Обычно включает в себя текстовое описание, иногда с графическими элементами или иллюстрациями.	Может быть как в бумажной, так и в электронной форме. Элементы чек-листа могут быть краткими или подробными, в зависимости от цели.
Пример	Сходить в магазин, выполнить презентацию, отправить электронное письмо клиенту	Инструкция по сборке мебели, рецепт приготовления блюда, пункты по установке программного обеспечения.	Перед вылетом на отпуск — чек-лист для проверки: билеты, паспорт, бронирование гостиницы, страховка

Чек-листы помогают сохранять самый важный навык — тайм-менеджемент. А прокачать другие soft skils можно на онлайн-курсах с сайта tutortop:

1. «Work-life balance» от Нетологии
2. «MBA: Лидерство» от Eduson Academy 
3. «Soft skills для руководителя» от Eduson Academy

Для чего нужны чек-листы?

Чек-листы — это мощный инструмент, который находит применение во многих сферах жизни и деятельности. Они нужны для:

• Организация обязанностей. Чек-листы помогают структурировать обязанности, делая их более управляемыми. Вы можете разбить сложные задачи на более мелкие пункты и контролировать выполнение каждого из них.
• Повышение продуктивности. Отмечая выполненные пункты в чек-листе, вы получаете удовлетворение от прогресса и мотивацию для продолжения работы. Это увеличивает продуктивность и фокус.
• Предотвращение забывания. Чек-листы помогают избегать забывания важных шагов, особенно в ситуациях, когда у вас много обязанностей или процессов, которые нужно учесть.
• Улучшение качества работ. Они могут служить инструментом контроля качества, поскольку каждый этап или критерий могут быть документированы и проверены с помощью чек-листа.
• Управление проектами. Чек-листы используются для планирования проектов. Они позволяют разделить проект на этапы и контролировать каждый этап.
• Поддержание организации в повседневной жизни. В бытовых задачах, таких как составление списка покупок, планирование мероприятий или путешествий, чек-листы помогают упорядочивать действия и избегать забывания чего-либо важного.
• Соблюдение процедур и стандартов. В медицине, авиации, производстве и других областях чек-листы используются для соблюдения процедурных норм и стандартов безопасности. Это предотвращает ошибки и несчастные случаи.
• Обучение и обучающие материалы. Чек-листы могут быть частью обучающих материалов и курсов, чтобы учащиеся могли следить за своими успехами и выполненными заданиями.
• Повышение ответственности и учёт действий. Они могут использоваться для отслеживания действий и ответственности в рамках командных задач или рабочих процессов.

Чек-листы могут быть простыми или сложными в зависимости от задачи, но их использование делает процессы более структурированными, организованными и контролируемыми, что, в свою очередь, способствует более эффективной работе и достижению поставленных целей.

Чек-листы и трекеры удобно использовать для управления командой и отслеживания результатов. Другие советы вы можете узнать на онлайн-курсах с сайта tutortop:

1. «MBA: Управление персоналом» от Eduson Academy 
2. «Директор по продукту (CPO)» от ProductStar
3. «Mini-MBA: Стратегический менеджмент» от Eduson Academy

Как правильно составить чек-лист?

Составление нового эффективного чек-листа может быть весьма полезным навыком, который управляет проектами. Вот несколько шагов, которые помогут вам правильно составить чек-лист.

Определите цель чек-листа

Прежде всего, определитесь с тем, для чего вам нужен чек-лист. Что вы хотите достичь с его помощью? Это может быть выполнение проекта, подготовка к мероприятию, список дел на день и так далее.

Разбейте задания на пункты

Разбейте задачу на мелкие, конкретные этапы. Чем более детализированными будут ваши задачи, тем легче будет следить за их результатом.

Выберите формат чек-листа

Решите, какой формат чек-листа вам наиболее подходит: бумажный или электронный. Вы можете использовать обычную бумагу, записную книжку, специальные приложения или программы для чек-листов.

Начните со списков задач

Начните создание чек-листа с перечисления всех задач или этапов, которые вам нужно выполнить. Начните с самых основных и постепенно добавляйте более детальные пункты.

Укажите сроки и приоритеты

Для каждой задачи установите срок выполнения, если это необходимо. Определите приоритет задач, чтобы знать, с чего начать работать.

Структурируйте чек-лист логически

Упорядочьте всё в логическом порядке выполнения, чтобы верно начать работать. Это поможет вам более эффективно двигаться вперёд в работе. Если задачи требуют дополнительных пояснений, инструкций или информации, включите её в чек-лист, но не забывайте про политику конфиденциальности.

Создайте место для отметок о выполнении

Для каждой задачи предоставьте место, где вы сможете отмечать. Это может быть квадратик для галочки, просто место для даты или любой другой метод.

Проверьте и доработайте

Пересмотрите чек-лист, чтобы убедиться, что он полный и легко читаемый. Убедитесь, что вы не упустили ничего важного и нового.

Используйте и обновляйте

Активно используйте ваш чек-лист в процессе выполнения. Отмечайте задачи по мере их выполнения и периодически обновляйте чек-лист, если появляются новые задачи или изменения в планах. Помните, что планы могут меняться, и ваш чек-лист должен быть гибким для сотрудников. Вносите изменения при необходимости и соблюдайте политику конфиденциальности

Создание чек-листа может быть индивидуальным процессом, и каждый может находить свой собственный стиль. Главное — это сделать его максимально удобным и функциональным для вашей конкретной задачи или проекта.

Примеры чек-листов

Чек-листы можно делать для разнообразных задач. Вот несколько примеров чек-листов для различных сфер и ситуаций.

Чек-лист перед отпуском

Список покупок

Чек-лист для ежедневных задач

Финансовый чек-лист

Эти примеры представляют собой лишь часть возможных контрольных списков. Контрольные списки можно настроить для любого процесса, требующих структуры и контроля. Крайне важно адаптировать контрольный список к вашим конкретным требованиям и использовать его для эффективной работы.

Сервисы для создания чек-листов

Существует множество онлайн-сервисов и приложений, которые предоставляют удобные инструменты для управления чек-листами. Вот несколько популярных сервисов для оформления чек-листов.

Todoist

Это мощное приложение для управления задачами, которое также позволяет управлять чек-листами. Позволяет менять задачи, устанавливать приоритеты, дедлайны и добавлять к ним подробные описания. Синхронизируется с различными устройствами и платформами, что делает его удобным для использования в повседневной жизни и на работе. Оно доступно на различных платформах, включая веб, мобильные устройства и настольные компьютеры.

Wunderlist (теперь Microsoft To Do)

Wunderlist был популярным сайтом для чек-листов. В настоящее время он перешёл под крыло Microsoft и стал известен как Microsoft To Do, предоставляя множество функций для управления чек-листами. Позволяет устанавливать напоминания, добавлять задачи, а также делиться списками с другими пользователями. Имеет современный и интуитивно понятный интерфейс.

Any.do

Any.do — это ещё одно приложение для управления чек-листами, которое предлагает интуитивный интерфейс и интеграцию с календарём. Позволяет устанавливать напоминания, планировать дела на будущее и делиться списками с другими пользователями. Имеет функции для списков дел на текущий день и неделю.

Google Keep

Google Keep — это бесплатный сайт от Google, который помогает делать заметки, списки дел и чек-листы. Он интегрируется с другими Google-приложениями, такими как Google Drive и Google Calendar. Простой и интуитивно понятный интерфейс, доступен из любого устройства с доступом в Интернет, добавление заметок с голосовыми и текстовыми записями.

Trello

Trello — это популярный бесплатный сервис для проектов с использованием карточек и досок. Например, в Trello можно создавать чек-листы на отдельных карточках и организовывать их внутри проектов. Гибкая система контроля, возможность добавления подробных описаний, вложений и комментариев, интеграция с множеством приложений.

Notion 

Notion — это мощный сайт для организации информации, которое позволяет делать разнообразные типы документов, включая чек-листы, базы данных, заметки и многое другое. В Notion, например, можно создавать интерактивные готовые чек-листы с функцией добавления задач, установки сроков и многое другое. Высокая гибкость и настраиваемость, интеграция различных типов контента, возможность совмещать чек-листы с другими документами и информацией.

Canva

Canva известен своими возможностями в области дизайна и визуальных материалов. Вы можете использовать Canva для креативных и стильных готовых чек-листов с различными шрифтами, изображениями и макетами. Создание визуально привлекательные чек-листы, добавление иллюстрации и логотипы, выбор из широкого спектра шаблонов.

Evernote

Evernote используется для заметок и организации. Вы можете создавать чек-листы прямо в Evernote и легко управлять ими, добавляя задачи, отмечая их устанавливая напоминания. Простой и интуитивно понятный интерфейс, возможность синхронизации с разными устройствами, добавление заметок и прикрепление файлов.

TickTick

TickTick для создания чек-листов. Он предоставляет множество функций, таких как установка сроков, приоритетов, повторений и многие другие, что делает его мощным инструментом для управления. Продвинутые функции для контроля, возможность создавать множество чек-листов, синхронизация с разными устройствами, удобный интерфейс.

Они предоставляют разные функции и возможности для чек-листов. Выбор конкретного способа зависит от ваших предпочтений и потребностей, поэтому стоит попробовать несколько из них и выбрать тот, который наилучшим образом соответствует вам.