10 актуальных правил деловой переписки 

Деловая переписка — нужный элемент любого бизнес-процесса. Красивый, вежливый слог продаёт, нанимает, обучает, мотивирует, управляет… Словом, закрывает целый ряд рабочих задач. Но, к сожалению, многие не придают значения этому значимому разделу делового этикета. И зря. 

Даже если вы пока не ощущаете себя на стратегически важной позиции в компании, качественная проработка письма сыграет вам на руку в переписке. Эффективный электронный диалог экономит время, помогая собеседнику ориентироваться в ваших (и, возможно, в своих) пожеланиях, работе и теме. Как правило, знание актуальных правил сокращает ваш путь к цели коммуникации. 

Tutortop разобрался, какие правила наиболее актуальны для делового письма в 2023 и выделил 10. Как они должны работать рассказываем в нашей новой работе. 

1. Благодарность 

Благодарность — один из лучших мотиваторов. Не стесняйтесь благодарить собеседника (даже часто) в тексте письма. Напротив, благодарность в переписке показывает, что вы пишете с уважением к усилиям других людей. Чувствуя вашу оценку, собеседник, как правило, настраивается на продуктивность и дружелюбие, старается сделать больше, стремясь ощутить положительную оценку и реакцию на его действия вновь. Пусть даже этот диалог лишь электронный.

2. Приветствие 

В начале письма обращайтесь к собеседнику по имени. Это показывает, что вы уважаете его как личность, а не просто как коллегу по работе или клиента. Помимо этого, правило обладает четырьмя важными преимуществами:

• Установление контакта по переписке;
• Улучшение запоминаемости. Когда человек слышит/читает своё имя, это помогает лучше запомнить информацию/понять вопрос;
• Повышение авторитета. Обращение к человеку по имени в начале письма может помочь повысить ваш авторитет и убедительность в его глазах;
• Создание более дружественной атмосферы. Обращение к человеку по имени в разных частях текста может создать более дружественную и располагающую атмосферу, что может помочь вам добиться лучших результатов в деловой переписке. 

3. Определите цель 

Прежде чем начать общение по деловой переписке, задайте себе вопрос: «Чего я хочу добиться написанием этого письма?». Это может быть любая цель от получения информации до убеждения. Используйте её в теме.

Если текст письма предназначается не конкретному человеку, а компании или группе людей, то стоит определить свою аудиторию. Необходимо понимать, к кому вы обращаетесь. Какие интересы и потребности у вашей аудитории? Что они хотели бы получить от продукта/предложения? Какой уровень знаний у них о теме? Эти факторы могут повлиять на то, как вы будете формулировать своё сообщение и какую информацию включать в него.

Когда ясен и ответ на каждый вопрос, и аудитория, нужно написать электронный посыл. Например, пишете: «Я хочу узнать больше о продукте X у компании Y» или «Я хочу убедить своего начальника в необходимости внедрения новой системы». 

В заключение этой подготовки, определите способы достижения цели. Какое именно сообщение приблизит вас к её достижению? Какую информацию в тексте письма вы должны предоставить, чтобы человек пошёл вам навстречу? Что он должен получить, чтобы заинтересоваться? Как вы, с помощью письма, можете убедить свою аудиторию, что ваша цель выгодна и ей, что продукт — нужный? Что убедит их открыть файл, если он есть? 

Наконец, вы подготовили текст письма и отправили его почтой. В идеале, конечно, после ответа собеседника оценить, как он сработал. Была ли цель достигнута в нужное время? Если нет, то почему? Что вы должны сделать, чтобы улучшить результаты в будущем и получить то, что хотели? 

4.  Используйте короткие предложения и абзацы

Пожалуй, правило — одно из самых полезных в списке. Полотно текста — не самое приятное зрелище. Даже если вы пишете понятным языком, стена из букв воспринимается и глазом, и мозгом как нечто сложное. Использование коротких предложений и абзацев является важным элементом эффективной коммуникации. Вот несколько причин, почему это имеет значение:

• Улучшает понимание. Короткие предложения и абзацы легче читать и понимать. Они помогают избежать путаницы и улучшают читабельность письма;
• Сохраняет внимание. Короткие предложения и абзацы помогают сохранить внимание читателя или слушателя;
• Усиливает эмоциональную нагрузку. Короткие предложения и абзацы позволяют выделить ключевые моменты и сделать акцент на них;
• Облегчает запоминание, помогая лучше запомнить ключевые моменты вашего письма.

5. Избегайте ошибок и опечаток

Используйте плагины, чтобы не вычитывать письма на ошибки вручную. Это — не нужный вам процесс. Например, на русском языке хорошо работает LanguageTool. Если общаетесь на английском, воспользуйтесь нейросетью Instatext. Она проверит текст письма и данные на ошибки и подскажет, как лучше адаптировать язык под деловой формат и носителя, перед отправкой почтой. Доступен как деловой, так и неформальный стиль. Единственный минус таких плагинов — невозможность вычитать файл. Зато в телефоне они работают так же хорошо, как и на ПК.

6. Будьте вежливы и уважительны

Независимо от того, какая причина послужила началу вашей деловой переписки, будьте вежливы и уважительны к своему собеседнику. Тем более, что сохранять внешнее спокойствие легко, когда формат речи электронный. Написать уважительное обращение, в крайнем случае, поможет ИИ: 

Вежливость в деловой переписке проявляется в использовании формул приветствия и прощания, вежливых обращений к адресату, использовании уважительных форм обращения и т.д. Также нужно учитывать тон и стиль письма, чтобы не задеть чувства собеседника или вызвать недопонимание.

7. Отвечайте быстро

Ответ на деловые письма должен быть быстрым и оперативным. В современном мире партнёр, клиент или обычный пользователь крайне нетерпелив. Поэтому профессионалы и бизнесы должны быть всегда с открытой почтой, хотя бы, чтобы сориентировать по времени конструктивного ответа или решения задачи.

Иногда поток входящих запросов настолько велик, что без стресса справиться с ним — задача не из простых. Даже медленно. В этом придут на помощь специальные CRM-системы, распределяющие заявки и данные между менеджерами, а также собирающие запросы из разных каналов в одно место. Таким образом, можно не переключаться между разными мессенджерами и соцсетями, почтой, сообщениями в телефоне. Проявлять заботу и внимание о клиентах можно через комфортный им канал. Находясь лишь в одном приложении. 

8. Используйте правильный формат

Использование правильного формата в деловой переписке имеет большое значение, так как это помогает сделать общение более профессиональным и эффективным. Нужный формат письма позволяет донести свои мысли и идеи до адресата более ясно и понятно, что уменьшает вероятность недопонимания и ошибок. Кроме того, его удобно открывать и на телефоне.

Кроме того, использование правильного формата письма помогает создать положительное впечатление о компании и ее представителях. Это может повысить уровень доверия клиентов к компании и улучшить ее репутацию.

Правильный формат письма также может помочь сэкономить время и улучшить эффективность работы. Использование шаблонов писем может значительно ускорить процесс написания и отправки сообщений, что особенно нужно при работе с большим количеством клиентов.

9. Используйте конкретные факты и цифры

Использование фактов и цифр в деловой переписке помогает убедительнее донести свои мысли и аргументы до адресата. Конкретные цифры и данные, которые вы пишете в теле письма, могут подтвердить ваши утверждения и дать более чёткое представление о ситуации, а иногда помогают задать вопрос в наиболее корректной форме.

Например, если вы предлагаете инвестировать в вашу компанию, то использование фактов о финансовых показателях может убедить потенциального инвестора в её успешности и перспективности. Если вы предлагаете новый продукт или услугу, то использование данных о рынке и конкурентной среде может подтвердить его уникальность и привлекательность для клиентов.

Кроме того, использование фактов и цифр сделает ваши письма более объективными и профессиональными. Это повысит уровень доверия к вам и вашей компании, что может быть важно при заключении сделок или установлении долгосрочных отношений с партнёрами.

10. Заканчивайте сообщение благодарностью и прощанием

Благодарность и прощание в конце показывает уважение к адресату и подчёркивает вежливость и профессионализм отправителя. Благодарите за любую помощь, ответ на вопрос, время и внимание к письму или просто за возможность общения.

Прощание показывает, что вы готовы к завершению общения. Достаточно использовать типичные фразы: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» или «с благодарностью». Если есть сайт, то его лучше так же упоминать в подписи.

Бывает и так, что прощание может также содержать информацию о том, что вы готовы к дальнейшему общению и с нетерпением ждёте ответа на вопрос. Например, мы заканчиваем статью приглашением ознакомиться с другими материалами нашего блога. Там лежит ещё больше интересных статей на тему обучения, карьеры, экзаменов и онлайн-профессий. 

Деловой электронный мир включает комплекс правил, стратегий, знаний и навыков. Разумеется, можно существовать в нём и инертно, поступая так, как кажется правильнее. Но движение по определенной системе и внимание к нормам, как правило, приносит больше результата.