Дата обновления: 16 Мая 2024
11.05.2023
6673
11 мин
author-avatar
Ирина Зарецкая

10 актуальных правил деловой переписки 

Деловая переписка — нужный элемент любого бизнес-процесса. Красивый, вежливый слог продаёт, нанимает, обучает, мотивирует, управляет… Словом, закрывает целый ряд рабочих задач. Но, к сожалению, многие не придают значения этому значимому разделу делового этикета. И зря. 

Даже если вы пока не ощущаете себя на стратегически важной позиции в компании, качественная проработка письма сыграет вам на руку в переписке. Эффективный электронный диалог экономит время, помогая собеседнику ориентироваться в ваших (и, возможно, в своих) пожеланиях, работе и теме. Как правило, знание актуальных правил сокращает ваш путь к цели коммуникации. 

Tutortop разобрался, какие правила наиболее актуальны для делового письма в 2023 и выделил 10. Как они должны работать рассказываем в нашей новой работе. 

  1. Благодарность 

Благодарность — один из лучших мотиваторов. Не стесняйтесь благодарить собеседника (даже часто) в тексте письма. Напротив, благодарность в переписке показывает, что вы пишете с уважением к усилиям других людей. Чувствуя вашу оценку, собеседник, как правило, настраивается на продуктивность и дружелюбие, старается сделать больше, стремясь ощутить положительную оценку и реакцию на его действия вновь. Пусть даже этот диалог лишь электронный.

  1. Приветствие 

В начале письма обращайтесь к собеседнику по имени. Это показывает, что вы уважаете его как личность, а не просто как коллегу по работе или клиента. Помимо этого, правило обладает четырьмя важными преимуществами:

  • Установление контакта по переписке;
  • Улучшение запоминаемости. Когда человек слышит/читает своё имя, это помогает лучше запомнить информацию/понять вопрос;
  • Повышение авторитета. Обращение к человеку по имени в начале письма может помочь повысить ваш авторитет и убедительность в его глазах;
  • Создание более дружественной атмосферы. Обращение к человеку по имени в разных частях текста может создать более дружественную и располагающую атмосферу, что может помочь вам добиться лучших результатов в деловой переписке. 
  1. Определите цель 

Прежде чем начать общение по деловой переписке, задайте себе вопрос: «Чего я хочу добиться написанием этого письма?». Это может быть любая цель от получения информации до убеждения. Используйте её в теме.

Если текст письма предназначается не конкретному человеку, а компании или группе людей, то стоит определить свою аудиторию. Необходимо понимать, к кому вы обращаетесь. Какие интересы и потребности у вашей аудитории? Что они хотели бы получить от продукта/предложения? Какой уровень знаний у них о теме? Эти факторы могут повлиять на то, как вы будете формулировать своё сообщение и какую информацию включать в него.

Мужчина пишет электронное письмо

Когда ясен и ответ на каждый вопрос, и аудитория, нужно написать электронный посыл. Например, пишете: «Я хочу узнать больше о продукте X у компании Y» или «Я хочу убедить своего начальника в необходимости внедрения новой системы». 

В заключение этой подготовки, определите способы достижения цели. Какое именно сообщение приблизит вас к её достижению? Какую информацию в тексте письма вы должны предоставить, чтобы человек пошёл вам навстречу? Что он должен получить, чтобы заинтересоваться? Как вы, с помощью письма, можете убедить свою аудиторию, что ваша цель выгодна и ей, что продукт — нужный? Что убедит их открыть файл, если он есть? 

Наконец, вы подготовили текст письма и отправили его почтой. В идеале, конечно, после ответа собеседника оценить, как он сработал. Была ли цель достигнута в нужное время? Если нет, то почему? Что вы должны сделать, чтобы улучшить результаты в будущем и получить то, что хотели? 

  1.  Используйте короткие предложения и абзацы

Пожалуй, правило — одно из самых полезных в списке. Полотно текста — не самое приятное зрелище. Даже если вы пишете понятным языком, стена из букв воспринимается и глазом, и мозгом как нечто сложное. Использование коротких предложений и абзацев является важным элементом эффективной коммуникации. Вот несколько причин, почему это имеет значение:

  • Улучшает понимание. Короткие предложения и абзацы легче читать и понимать. Они помогают избежать путаницы и улучшают читабельность письма;
  • Сохраняет внимание. Короткие предложения и абзацы помогают сохранить внимание читателя или слушателя;
  • Усиливает эмоциональную нагрузку. Короткие предложения и абзацы позволяют выделить ключевые моменты и сделать акцент на них;
  • Облегчает запоминание, помогая лучше запомнить ключевые моменты вашего письма.
  1. Избегайте ошибок и опечаток

Используйте плагины, чтобы не вычитывать письма на ошибки вручную. Это — не нужный вам процесс. Например, на русском языке хорошо работает LanguageTool. Если общаетесь на английском, воспользуйтесь нейросетью Instatext. Она проверит текст письма и данные на ошибки и подскажет, как лучше адаптировать язык под деловой формат и носителя, перед отправкой почтой. Доступен как деловой, так и неформальный стиль. Единственный минус таких плагинов — невозможность вычитать файл. Зато в телефоне они работают так же хорошо, как и на ПК.

  1. Будьте вежливы и уважительны

Независимо от того, какая причина послужила началу вашей деловой переписки, будьте вежливы и уважительны к своему собеседнику. Тем более, что сохранять внешнее спокойствие легко, когда формат речи электронный. Написать уважительное обращение, в крайнем случае, поможет ИИ: 

Вежливость в деловой переписке проявляется в использовании формул приветствия и прощания, вежливых обращений к адресату, использовании уважительных форм обращения и т.д. Также нужно учитывать тон и стиль письма, чтобы не задеть чувства собеседника или вызвать недопонимание.

  1. Отвечайте быстро

Ответ на деловые письма должен быть быстрым и оперативным. В современном мире партнёр, клиент или обычный пользователь крайне нетерпелив. Поэтому профессионалы и бизнесы должны быть всегда с открытой почтой, хотя бы, чтобы сориентировать по времени конструктивного ответа или решения задачи.

Иногда поток входящих запросов настолько велик, что без стресса справиться с ним — задача не из простых. Даже медленно. В этом придут на помощь специальные CRM-системы, распределяющие заявки и данные между менеджерами, а также собирающие запросы из разных каналов в одно место. Таким образом, можно не переключаться между разными мессенджерами и соцсетями, почтой, сообщениями в телефоне. Проявлять заботу и внимание о клиентах можно через комфортный им канал. Находясь лишь в одном приложении. 

  1. Используйте правильный формат

Использование правильного формата в деловой переписке имеет большое значение, так как это помогает сделать общение более профессиональным и эффективным. Нужный формат письма позволяет донести свои мысли и идеи до адресата более ясно и понятно, что уменьшает вероятность недопонимания и ошибок. Кроме того, его удобно открывать и на телефоне.

Кроме того, использование правильного формата письма помогает создать положительное впечатление о компании и ее представителях. Это может повысить уровень доверия клиентов к компании и улучшить ее репутацию.

Правильный формат письма также может помочь сэкономить время и улучшить эффективность работы. Использование шаблонов писем может значительно ускорить процесс написания и отправки сообщений, что особенно нужно при работе с большим количеством клиентов.

  1. Используйте конкретные факты и цифры

Использование фактов и цифр в деловой переписке помогает убедительнее донести свои мысли и аргументы до адресата. Конкретные цифры и данные, которые вы пишете в теле письма, могут подтвердить ваши утверждения и дать более чёткое представление о ситуации, а иногда помогают задать вопрос в наиболее корректной форме.

Например, если вы предлагаете инвестировать в вашу компанию, то использование фактов о финансовых показателях может убедить потенциального инвестора в её успешности и перспективности. Если вы предлагаете новый продукт или услугу, то использование данных о рынке и конкурентной среде может подтвердить его уникальность и привлекательность для клиентов.

Кроме того, использование фактов и цифр сделает ваши письма более объективными и профессиональными. Это повысит уровень доверия к вам и вашей компании, что может быть важно при заключении сделок или установлении долгосрочных отношений с партнёрами.

  1. Заканчивайте сообщение благодарностью и прощанием

Благодарность и прощание в конце показывает уважение к адресату и подчёркивает вежливость и профессионализм отправителя. Благодарите за любую помощь, ответ на вопрос, время и внимание к письму или просто за возможность общения.

Прощание показывает, что вы готовы к завершению общения. Достаточно использовать типичные фразы: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» или «с благодарностью». Если есть сайт, то его лучше так же упоминать в подписи.

Бывает и так, что прощание может также содержать информацию о том, что вы готовы к дальнейшему общению и с нетерпением ждёте ответа на вопрос. Например, мы заканчиваем статью приглашением ознакомиться с другими материалами нашего блога. Там лежит ещё больше интересных статей на тему обучения, карьеры, экзаменов и онлайн-профессий. 

Деловой электронный мир включает комплекс правил, стратегий, знаний и навыков. Разумеется, можно существовать в нём и инертно, поступая так, как кажется правильнее. Но движение по определенной системе и внимание к нормам, как правило, приносит больше результата.

Освойте навыки грамотной коммуникации
Если вы хотите прокачать свои коммуникационные навыки, выбирайте подходящее для себя обучение на сайте tutortop. Для вас мы сформировали отдельную подборку лучших курсов на рынке онлайн-образования.
Посмотреть подборку